🗊Презентация Официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль

Сфера функционирования Официально-деловой стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, между членами общества в официальной сфере их общения.

Основная задача официально-делового стиля Основная задача официально-делового стиля (ОДС) - обслуживание правовых отношений между гражданами и государством. Этот стиль называют еще административным, т.к. он обслуживает сферу официальных отношений.  Основными особенностями ОДС являются: Доказательность (достоверные факты); Объективность; Информативность; Логичность; Стандартное размещение материала; Отсутствие эмоций. Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместо местоимения я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана.

Особенности стиля Лексический уровень: 1. Слова употребляются только в прямом значении. 2. Стандартизация языка, употребление клише, штампов. 3. Употребление терминов, аббревиатур. 4. Употребление слов, которые в других стилях не принято использовать: выше подписавшиеся, вышеупомянутые.  5. Отсутствие экспрессивной лексики.

Морфологический уровень: 1. Употребление инфинитивов; 2. Отглагольные существительные. 3. Употребление глаголов настоящего времени в значении прошлого. 4. Употребление существительных-названий людей по профессии. 5. Написание количественных числительных арабскими цифрами.

Синтаксический уровень: 1. Прямой порядок слов. 2. Пассивные конструкции: оплата осуществляется на основе почасовых тарифных ставок (окладов). 3. Сложные предложения. 4. Употребление оборотов.

Языковые формулы официальных документов  Особенность — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов.  Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа В подтверждение нашей договоренности ... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) ... В соответствии с письмом заказчика ... В порядке оказания помощи прошу Вас ... В ответ на Ваш запрос сообщаем ... Ссылаясь на Ваш запрос от ... Согласно постановлению правительства ... На основании нашего телефонного разговора...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ввиду задержки получения груза ... По причине задержки оплаты ... В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями ... В связи с нарушением срока поставки ... Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на ... Учитывая увеличение спроса на продукцию ... Ввиду особых обстоятельств ... В связи с завершением работ по ... В связи с проведением совместных работ ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие цель создания документа В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес ... В целях увеличения товарооборота ... В целях упорядочения работы структурных подразделений института ... В целях расширения спектра образовательной деятельности университета ... Во исполнение постановления Ученого совета университета ... Во избежание конфликтных ситуаций ... Для согласования спорных вопросов ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Прошу рассмотреть возможность... Прошу изыскать для нужд организации... Обращаемся к Вам с просьбой... Прошу Вас направить в мой адрес... Убедительно прошу решить вопрос о... Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. .. Приказываю создать комиссию в составе...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает ... Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны... Организация уведомляет Вас о том, что ... Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что... Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие предложение По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы ... В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам ... Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок ... региона ... Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес .... Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из... на условиях ... Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие отказ от предложения К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку... Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как ... Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия... Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам... Несмотря на предпринятые нами усилия. Ваше указание остается невыполненным в связи с...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности ... Обязать руководителей всех подразделений института Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на ... Назначить расследование по факту ... Изыскать дополнительные возможности для ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Сообщаем, что ... Извещаем Вас о том, что ... Ставим Вас в известность о том, что ... Считаем необходимым поставить Вас в известность о ... Докладываю о ... Довожу до Вашего сведения, что ... Организация извещает о ... Нам приятно сообщить (Вам), что ... Сообщаем к Вашему сведению, что ...

Языковые формулы официальных документов Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Гарантируем, что ... Безопасность гарантируется ... Конфиденциальность информации обеспечена... Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки ... Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)...

Приемы унификации языка служебных документов  Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов: сведение документационного потока к единым формам и стандартам. Это предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи Требования к служебной информации: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации). Функции документа: информационная, социальная (нужен для общества), коммуникативная (средство связи, точная реализация замысла пишущего), культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций); управленческая, правовая, функция исторического источника. Требования к документу: реквизиты (юридическая сила документа): наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать. Требования к структуре, смыслу, языку.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи Официальность и регламентированность деловых отношений – их подчинение установленным правилам, ограничениям, соблюдение норм делового этикета. Широкое употребление языковых формул. Лаконизм (письмо не больше 1 - 2 страниц). Композиция – последовательное размещение ситуативно-оценочных моделей (аспектов письма). Одноаспектные деловые бумаги – рассмотрение одного вопроса на протяжении письма; многоаспектные – сразу несколько вопросов.

Язык и стиль распорядительных документов Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, логической последовательностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности ...; создать комиссию в составе... и т.п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус. Текст без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

Язык и стиль распорядительных документов Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть: кратко изложение причины, цели, мотивировки, послуживших основанием для издания распорядительного документа, или обоснование причины его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Основные виды распорядительных документов 1. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ ...

Основные виды распорядительных документов 2. Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например: «Коллегия РЕШИЛА ...». В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Основные виды распорядительных документов 3. Приказ — распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты приказа: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например: «Об увеличении уставного капитала общества».

Основные виды распорядительных документов В первой части распорядительного документа указываются основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Указание срока исполнения дается отдельной строкой, например: Срок представления 25.09.09. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основные виды распорядительных документов 4. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Основные виды распорядительных документов 5. Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Язык и стиль коммерческой корреспонденции Коммерческая корреспонденция — один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнеры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций.

Виды коммерческой корреспонденции 1. Коммерческий запрос — это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос, как правило, включат в себя 2 части: 1) введение в повествовательной форме излагается суть вопроса; 2) заключение: вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

Виды коммерческой корреспонденции Устойчивые языковые модели: Просим выслать нам предложение на поставку...; Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...; Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение... Письмо-запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара; об отказе поставить товар; об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т. п.).

Виды коммерческой корреспонденции Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до....

Виды коммерческой корреспонденции 2 Письмо-предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Виды коммерческой корреспонденции Стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) ...; Товар будет поставляться в ... квартале текущего года. Ответ на предложение. Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения, или несогласие, за которым следует отклонение предложения.

Виды коммерческой корреспонденции 3 Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, суть: выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация содержит: основания для предъявления претензии; доказательства — ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара; требование уценки товара и т. д.) Стандартные модели: К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...; К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены; Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Виды коммерческой корреспонденции Ответ на рекламацию. Сообщение о том, что 1) претензия принята к рассмотрению; 2) претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Стандартные модели ответа на рекламацию: Приносим свои извинения за...; Ваша претензия признана необоснованной.

Язык и стиль справочно-информационной документации Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу. 1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта: 1) вводная часть: указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата; 2) основная часть: излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Акты составляются при передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.

Язык и стиль справочно-информационной документации 2 Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: «Дана ... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что ...»; «Настоящая справка выдана ... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что...». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления в... Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действительна в течение … со дня выдачи. Реквизит подпись включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Язык и стиль справочно-информационной документации 3. Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Язык и стиль справочно-информационной документации 4. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Виды заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная записка). Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Иные виды документов Договор – (контракт) (юрид.) – соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (заём, купля-продажа, аренда и т.д.). Трудовой д. Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организация, физическое лицо). Автобиография – описание своей жизни (родился, учился, работал и т.д.). Аннотация – краткая характеристика произведения печати или рукописи. Закон – нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке.

Иные виды документов Закон – нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке. Коммюнике – официальное сообщение о переговорах между государствами, о международных договорах и т.п. Конвенция – соглашение. Конституция – основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, порядок и принципы образования представительных органов власти, избирательную систему, основные права и обязанности граждан.

Иные виды документов Меморандум – дипломатический документ, излагающий фактическую, документальную или юридическую сторону к.-л. вопроса. Нота – официальный дипломатический документ, которым оформляются различные вопросы отношений между государствами (заявление протеста, уведомление о к.-л. факте). Отчет – письменное или устное сообщение, доклад о каких-либо действиях, работе.

Иные виды документов Пакт – одно из наименований международного договора. Письмо-напоминание – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-напоминание о чем-нибудь. Письмо-приглашение – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-приглашение на к.-л. мероприятие. Письмо-просьба – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-просьба о чем-нибудь. Письмо-сообщение – написанный и посылаемый для сообщения чего-н. кому-н. текст-сообщение о чем-нибудь. Протокол – 1) официальный документ, в котором фиксируются какие-либо фактические обстоятельства (ход собрания, заседания, процессуальные или следственные действия, суд); 2) протокол дипломатический (общепринятые правила и традиции, соблюдаемые в международном общении).

Иные виды документов Расписка – документ с подписью, удостоверяющий получение чего-нибудь. Счет – 1) документ с указанием причитающихся денег за отпущенный товар, выполненную работу и т.п. 2) документ, отражающий состояние финансовых расчетов и обязательств, фиксирующий наличие денежных вкладов и т.п. Указ – нормативный акт главы государства. Устав – свод правил, регулирующий деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере. Характеристика – документ, содержащий описание характерных и отличительных качеств человека и отражает мнение о нем (администрации). Циркуляр – ведомственный правовой акт, содержащий определенные предписания подчиненным органам.

Правила оформления документов При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Российская Федерация: состав реквизитов документов определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Республика Беларусь: состав реквизитов документов определен «Инструкцией по делопроизводству в государственных органах Республики Беларусь» (от 19.01.2009 №4) Совокупность реквизитов документа – формуляр.

Реклама в деловой речи Способы рекламирования: Прямая (по почте, личное вручение рекламных материалов). Реклама в прессе. Печатная реклама (каталоги, проспекты, буклеты, плакаты, листовки, открытки, календари). Экранная реклама (ТВ, слайд-проекция). Наружная реклама: крупногабаритные плакаты; панно. Реклама на месте продаж (вывески, упаковка).

Реклама в деловой речи Тематика рекламы: деятельность торговых и промышленных предприятий, финансовых структур, учебных заведений, медицинских, социально-бытовых учреждений, реклама печатной продукции. При подготовке рекламных текстов нужно учитывать основные требования к рекламной деятельности (соответствие Международному кодексу рекламной практики, которое принято Международной торговой палатой (Париж, 1987 г.). Согласно МКРП, реклама должна быть благопристойной, честной, правдивой, объективной, доказательной, должны соблюдаться общечеловеческие ценности. Недопустимость очернения. Ответственность.

Структура рекламного текста 1 часть – слоган (лозунг) – заголовок и 1-е три строки; привлечение внимания адресата (эмоциональная насыщенность). Основная часть текста – передача всей информации (сочетание известного с неизвестным, новое – известное – новое). Заключительная часть – закрепление положительных эмоций, побудить к покупке товара.

Язык рекламного текста Язык рекламы должен быть ярок. Лексика: все пласты разговорных и книжных слов, терминологичность, широкое применение ин/яз лексики, преимущ. англицизмов (офис, презентация, тур, шопинг). Лексические образные средства: эпитет, сравнение, метафора, гипербола, олицетворение. Использование стилистических фигур (анафора, эллипсис, антитеза), фразеологические сильную экспрессию.

Язык рекламного текста Морфология: чаще всего употребляются существительные (наименование предметов, информативная функция); качественные прилагательные (экспрессия), местоимения.

Речевой этикет в документе  В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации и др. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Речевой этикет в документе Обращение. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин ... (фамилия)! Уважаемая госпожа ... (фамилия)! Уважаемые господа! Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Речевой этикет в документе Форма обращения: от первого лица множественного числа: Предлагаем… Представляем… Напоминаем… Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: к сожалению. Формулы благодарности: Благодарим Вас за...; Позвольте выразить признательность за участие в .... Выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания.