🗊Презентация Официально-деловой стиль литературного языка

Русский язык и культура речи Тема 5. Официально-деловой стиль литературного языка Преподаватель: кандидат филологических наук, доцент Барычева Людмила Петровна Каб.507, тел. 89852254457 E-mail: l.baricheva@yandex.ru

Содержание

Цель и задачи Цель: овладеть основными принципами и правилами подготовки текстов официально-делового стиля Задачи: узнать об этических и речевых нормах письменного делового общения получить представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки научиться составлять резюме, заявления, деловые письма и другие тексты официально-делового стиля

Официально-деловой стиль

Лексические особенности официально-делового стиля Использование терминов (документооборот, гриф, реквизиты, реестр и т.д.) и тематических специальных слов (например, юридических, торговых, бухгалтерских, военных и т.д.) Наличие аббревиатур и сложносокращенных слов (ОАО, УФНС РФ, допсоглашение, районо и т.д.) обилие устойчивых словосочетаний (кассационная жалоба, подписка о невыезде и т.д.) Отсутствие разговорной (наличка, электричка), просторечной, диалектной лексики, а также эмоционально-экспрессивных слов (письмецо, сынок, презренный и т.д.).

Морфологические особенности официально-делового стиля Преобладание имен при незначительном использовании глаголов Высокая частотность отглагольных существительных (составление, исполнение, совершенствование) Неуместность употребления междометий (право!, здравствуйте), модальных слов, частиц (как раз, неужели, только, что за и т.д.), слов с суффиксами субъективной оценки (воришка, домище и т.д.) Существительные, обозначающие должности, употреб- ляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, врач, ассистент, свидетель и т.д.) Прилагательные и причастия могут употребляться в значении существительных (больной, потерпевший, нижеподписавшиеся, отдыхающий и т.д.)

Морфологические особенности официально-делового стиля Не употребляются местоимения (я, ты, он, она, они – вместо них - этот, данный, настоящий, вышеуказанный, нижеследующий), а также неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо и т.д.) Обилие глаголов-связок (является, становится, осу- ществляется), глагольно-именных сочетаний (оказывать помощь, проводить контроль, осуществлять заботу и т.д.) Обилие глаголов со значением долженствования (следует, надлежит, вменяется, обязуется и т.д.) Для выражения повелительного наклонения исполь- зуются инфинитивы (принять к сведению, внести пред- ложения) или глаголы настоящего времени (Предприя- тия несут ответственность. Наниматель отвечает за имущество)

Синтаксические особенности официально-делового стиля Отсутствие разговорных синтаксических конструк- ций, преобладание сложных предложений, причаст- ных и деепричастных оборотов Прямой порядок слов Абзацное членение и наличие рубрикаций (пункты, параграфы и т.д.) Безличный характер речи (Жалобы подаются прокурору; пенсия назначается, перевозка грузов производится и т.д.) Страдательные конструкции (по конкурсу зачис- лено, зарегистрировано 120 заявлений и т.д.) Обилие стандартных (клишированных) оборотов с отыменными предлогами (в целях безопасности, в связи с вновь открывшимися обстоятельствами и т.д.)

Подстили официально-делового стиля дипломатический (коммюнике, конвенции, меморандумы, международ- ные соглашения законодательный (законы, кодексы, указы, уставы, акты и т.д.) административно-канцелярский (распоряжения, договоры, заявления, доверенности, протоколы и т.д.)

Что должен уметь любой сотрудник компании? понимать цели осуществляемой коммуникации формировать свою стратегию общения, организовывать общение, управлять им владеть речевым этикетом представлять в устной и письменной форме свои идеи и предложения (публичное выступление, презентация) вести деловую переписку, составлять внутренние документы эффективно участвовать в переговорах и совещаниях переводить информацию с одного типа речи на другой (из устной в письменную и наоборот) свертывать и развертывать информацию (перефразирование, резюмирование, вербализация и т.д.) обосновывать, доказывать, аргументировать, давать оценки убеждать собеседника, влиять на собеседника, создавать доверительные отношения с собеседником

Особенности письменного делового общения Этические нормы: Ответ на письмо необходимо дать в любом случае и с соблюдением установленных сроков Нельзя писать ответ на бланке присланного письма Нельзя побуждать адресата к спешке Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, затронутого в документе Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность и т.д.) Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого решения и в конце письма ука- зать на возможность и условия повторного обращения к вопросу

Жанры документов и деловой переписки

Жанры документов и деловой переписки

Жанры документов и деловой переписки

Написание резюме      Резюме, Curriculum vitae - краткая анкета физического лица, пред- ставляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кад- ров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности.        Структура резюме: Фамилия, имя и отчество соискателя, возраст, семейное поло- жение, контактная информация (телефон, e-mail). Цель: трудоустройство на должность … получение должности… Образование (в том числе, дополнительное). Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. Называется вуз, год окончания и полученная специальность. 4. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и за- нимаемая должность) излагаются в обратном хронологическом по- рядке. Указывается  полностью наименование предприятия, его место- нахождение, занимаемая должность и конкретные функции, которые исполнял соискатель. 5. Дополнительные сведения: знание иностранных языков, профес- сиональные навыки по другой специальности, личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем, наличие дело- вых связей и др. 6. Дата, подпись.       

Образец резюме Петров Иван Иванович Возраст: 30 лет; Семейное положение: женат, имею сына. Телефон: 80684444444. Цель: соискание должности системного администратора Образование: Харьковский национальный университет радиоэлектроники, специальность «Ком- пьютерные интеллектуальные системы и сети», закончил в 2002. Опыт работы: С 31.03.2003 г. по настоящее время: ЗАО «Рога и Копыта» г. Киев, должность: специалист информационного отдела, выполняемые обязанности: прокладка и обслуживание сети, учёт компьютерной и офисной техники. Достижения и результаты: обеспечил полную информатизацию компании, повысил на 50 % эффективность использования офисной техники. С 1.12. 2000 г. по март 2003: ООО «CтримС» г. Киев, должность: системный администратор, выполняемые обязанности: разработка программного обеспе- чения, обслуживание почтового сервера. Достижения и результаты: разработанная программа «MX» позволила повысить производительность труда в компании на 25 %. Дополнительные сведения: Владение иностранным языком: английский технический. Имею диплом международного конкурса программистов.   

Структура рекомендательного письма Подтверждение факта работы в компании (в каком качестве и в течение какого периода времени Вы знаете человека, которому даете рекомендацию, продолжительность его работы в компании, выпол- няемые им обязанности и все значительные проекты, разработанные и осуществленные им. В заключительном предложении этого абзаца можно подвести итог вышесказанного или высказать Ваше мнение о рекомендуемом лице. 3. Дать более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите все его значи- тельные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуе- мого лица проявляются на работе? Какое впечатление производит этот человек при общении и взаимодействии с другими людьми? 4. Дать характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. 5. Рекомендации (укажите степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками и т.д.). 6. Должность, Ф.И.О. того, кто подписывает рекомендательное пись- мо, контактные координаты.

Образец рекомендательного письма Рекомендательное письмо Госпожа Иванова А.А. с ноября 2006г. по декабрь 2008г. работала в Московском отделении Банка «Золото-Банк» в должности главного менеджера кассового цен- тра операционного управления банка. Г-жа Иванова А.А. создавала кассовый центр Московского отделения Банка. Все проверки Центрального Банка РФ давали отличную оценку работе кассового центра. Г-жа Иванова зарекомендовала себя как отличный специалист, способный принимать решения и нести ответственность за поставленные цели. Г-же Ивано- вой присущи высокая работоспособность, общительность, благожелательность. Особенно хочется подчеркнуть ее умение контактировать с людьми и бескон- фликтно решать возникающие вопросы. В настоящее время в Банке происходит реформа деятельности управленческого персонала и значительное сокращение штата, при котором должность г-жи Ива- новой А.А. ликвидируется. Профессиональные навыки и личностные качества г-жи Ивановой позволяют рекомендовать ее для дальнейшей работы в банковском секторе. Руководство Банка рассчитывает, что приобретенный опыт работы позволит Ивановой А.А. быть востребованным специалистом и желает ей дальнейших успехов в профес- сиональной сфере. Исп. директор ОАО «Золото-Банк» (Михайлов Н.С.) Тел./факс: 8-111-1112693

Структура заявления (ходатайства) Кому (должность, организация, Ф.И.О.) кого (Ф.И.О. заявителя, при необходимости – адрес и др.информация) заявление. Прошу + инфинитив (принять, разрешить, допустить, предоставить и т. п.).     Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... Дата Подпись

Образец заявления Генеральному директору компании «Восток» Петрову А.А. Калинина Б.В. заявление. Прошу принять меня на работу в должности менеджера по продажам с 1.06.2006 г. 30 мая 2006 г. (подпись)

Структура служебной (докладной) записки Кому (должность, Ф.И.О.) кого (должность, Ф.И.О. автора записки) служебная записка Описание ситуации, проблемы, изложение причины или мотива составления записки (в связи с увеличением штатного расписания…; в соответствии с Вашими указаниями …) изложение просьбы, предложения, информации (прошу предоставить рабочее место… мною были проведены мероприятия…) изложение деталей или выводов просьбы, предложения, информации (рабочее место также необходимо оборудовать … в результате проведенных мероприятий…). дата подпись

Образец служебной записки Генеральному директору компании «Восток» Петрову А.А. начальника отдела информатизации Калинина Б.В. служебная записка. В связи с открытием дополнительных филиалов компании «Восток» возникла необходимость прокладки в них компью- терных сетей и оснащения необходимым оборудованием. Прошу Вашего распоряжения о проведении внеплановых закупок требуемого оборудования (перечень прилагается). 30 мая 2006 г. (подпись)

Разновидности деловых писем просьба, запрос сообщение, извещение, напоминание приглашение сопроводительное письмо коммерческое предложение отказ претензия (рекламация)

Стандарты оформления деловых писем Логотип, Кому: Должность, название реквизиты компании, Ф.И.О. компании- отправителя Адрес: Реквизиты письма (исходящий номер, дата написания) Обращение! Текст письма С уважением, должность, название компании-отправителя, Подпись Ф.И.О. руководителя

Стандарты оформления деловых писем Обращение: Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович,.. Дорогая Ирина Петровна! Уважаемый господин директор! Уважаемый господин посол!        Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны! Завершающие фразы: С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...              

Структура делового письма Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.: Ваше письмо от ... получено нами .. Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ... (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта). Выражение благодарности: Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо) Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ) Заранее благодарим за + существительное в винительном падеже (...ваше участие) Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант) Выражения, объясняющие мотивы создания письма: В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с Вашим письмом № ... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны государственного имущества... В ответ на вашу просьбу... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... На основании вашей телеграммы от.. В ответ на Ваш запрос…

Структура делового письма

Структура делового письма Гарантия: Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... ) Предложение: Мы можем предложить вам... (автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2001 г. ...); Пред- лагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...); Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по...) Приглашение: Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; Имеем честь пригласить Вас…Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...) Отказ и отклонение предложения (проекта): Используется лексика, помогающая отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства полу- чателя письма. Для этого в начале ключевой фразы используются слова, выражающие сожаление: К сожалению, Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами проект ... нами не может быть утвержден по следующим причинам: ... К сожалению, в настоящий момент не располагаем возможностью удовлетворить Вашу заявку …

Структура делового письма Выражение просьбы: Просим... (Вас проверить ход выполнения работ; ...выслать в наш адрес более подробную информацию; принять меры...) Прошу... (сообщить данные о производительности Сопроводительное письмо: Направляем... (...чертежи сборки машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...) Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...) Извещение (подтверждение): Нам приятно сообщить, что... Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода при- няло решение...; ...ваше предложение принято... ) Подтверждаем... (...получение спецификаций на...) С благодарностью подтверждаем... ...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...) Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки обору- дования...) Напоминание: Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... ) Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...)

Письмо-просьба Ректору ВГУЭС Лазареву Г.И. Уважаемый Геннадий Иннокентьевич! В соответствии с ранее утвержденным планом прове- дения научных мероприятий, с 10 по 15 апреля т.г. на базе ВГУЭС состоится студенческая научная конферен- ция. В связи с этим прошу предоставить 2 аудитории вместимостью по 50 человек каждая, а также органи- зовать питание участников. Оплату гарантирую. Заранее благодарен, директор научного центра Семенов Т.И. 12.03.07 г.

Структура письма-просьбы Причина обращения (В связи с неполучением счета- фактуры... ; Вследствие изменения цен на энергоносители)… Или Цель обращения (В целях скорейшего решения вопро- са; для согласования спорных вопросов... ; В целях безопас- ности прохождения груза... ; Во избежание конфликтных си- туаций); Или Ссылки на основание для обращения (Учи- тывая, что производственные показатели снизились на... ; На основании нашего телефонного разговора...и т. п. ) 2. Изложение просьбы (Прошу Вас сообщить о возможности поставки.. Убедительно прошу направить в наш адрес указан- ные документы; обращаюсь с просьбой выслать образцы материалов) 3. Выражение благодарности (заранее благодарю, глубоко признателен за содействие и т.д.)

Коммерческое предложение (оферта) Директору ООО «Ромашка» Кузнецовой Т.И. Уважаемая Татьяна Ивановна! ЗАО «Система» выступает с предложением о внедрении и распространении в Вашей компании системы электронного документооборота и электронной отчетности. Электронный документооборот осуществляется с помощью электронной цифровой подписи и системы шифрования информации. Он может использоваться при отправке различных отчетов в государственные структуры: налоговую инспекцию, органы статистики, Пенсионный фонд. Внедрение системы электронной отчетности освободит Вашу компанию от необхо- димости сдачи деклараций на бумажных носителях с обязательным посещением нало- говой инспекции, существенно упростит и ускорит сдачу отчетов, а также гарантирует криптозащиту информации. За более подробной информацией можно обратиться к менеджеру нашей компании Соловьевой Т.П. по тел. 65-38-90. Наши специалисты также готовы продемонстрировать работу системы электронной отчетности в Вашем офисе в любое удобное для Вас время. С уважением, генеральный директор ЗАО «Система» Морозко Д.И. 12.01.07 г.

Письмо-отказ Директору ООО «Восток» Шаповалову И.Н. Уважаемый Игорь Николаевич! На Ваше письмо от 20.02.2007 г. о подключении Вашей компа- нии к системе Интернет-телевидения сообщаю следующее. Подключение к сети Интернет с возможностью передачи теле- визионных каналов в здании, где размещена Ваша компания, за- планировано на 2 квартал текущего года. В настоящий момент в здании осуществляется техническая подготовка. К сожалению, подключение к Интернет-телевидению из-за отсутствия необходимых сетей в здании в указанные в Вашем письме сроки не представляется возможным. Однако Ваша заявка будет удовлетворена в течение 3 квартала текущего года. С уважением, генеральный директор Компании электросвязи Иванов О.Н. 12.03.07 г.

Структура письма-ответа       Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок. Положительное решение:       1. повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к ... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о ... направляем...; 2. изложение информации по запросу.       Отрицательное решение: 1. повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением); 2. аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; 3. констатация отказа или отклонения предложения.      

Письмо-претензия Директору компании «Грант» Петрову И.С. Уважаемый Иван Семенович! В соответствии с заключенным между нами договором № 15 от 13.04.2006 г. Ваша компания обязалась в течение января-февраля 2007 года осуществить обновление правовых программ в компании «Вектор». Однако в указанные сроки обновление проведено не было, на наши письменные обращения (от 15.01. и от 10.02 т.г.) о необходимости про- ведения работ ответы не поступили. По этой причине компания не имела возможности доступа к актуальной информации, что привело к задерж- кам в обслуживании наших клиентов. В связи с вышеуказанным предлагаю Вам в 3-хдневный срок вернуть на наш расчетный счет уплаченную нами за установку программ сумму (10 500 руб.,), а также выплатить неустойку за причиненный ма- териальный ущерб в размере 50 000 руб. (расчет суммы ущерба прилагается). Директор компании «Вектор» Павлов А.К. 03.04.2007 г.

Структура рекламации (претензии)    

Литература 1. Введенская, Людмила Алексеевна. Русский язык. Культура речи. Деловое общение: учебник для подготовки бакалавров нефилол. профиля / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Е. Ю. Кашаева. М., 2012. – 423с. 2. Дускаева, Лилия Рашидовна. Стилистика официально-деловой речи: учебное пособие для студентов вузов / Л. Р. Дускаева, О.В. Протопопова. - М.: Академия, 2012. – 272с. 3. Руднев, Владимир Николаевич. Русский язык и культура речи: учебное пособие / В.Н. Руднев. – 2-е изд., перераб. – М.: КноРус, 2015. – 296с. – (Бакалавриат)

Использование материалов презентации Использование данной презентации может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и в иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.