🗊Презентация Проектное управление

Проектное управление

Цель: получить навыки управления проектами

Знакомство ФИО сфера деятельности, должность с какой целью пришли на тренинг опыт проектной деятельности хобби интересные факты из жизни …… и все что можно рассказать за 2 минуты

Правила работы в группе Приходить вовремя после перерывов.  Отключить мобильный телефон.  Правило активности.  «Здесь и сейчас».  «1 микрофон».  «Я-высказывания». Принцип доброжелательности.  Ценим время друг друга. Другое?

Ваши ожидания? Что вы хотите получить в результате участия в тренинге? знания о проектной деятельности; знания о методологиях управления проектами; решение практических задач и конкретных проблем; специальные знания по технологиям управления проектами; системный подход к управлению проектами в организации; другое?

Основные понятия Проект – это целенаправленное ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание продукта или услуги. комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач с четко определенными целями. ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.

Признаки проекта Наличие конкретного заказчика Цель, ограниченная во времени Наличие бюджета Ограниченность ресурсов (время, финансы, оборудование, люди) Новизна и неповторимость Комплексность Специфическая организация Множественность и сложность задач Разграниченность

Различие проектов и операций

Основные понятия Программа – это группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Портфель – это совокупность необязательно взаимосвязанных проектов и/или программ и других работ, сгруппированных вместе для удобства достижения стратегических целей бизнеса или организации и для эффективного управления ограниченными ресурсами.

Основные понятия Управление проектом – это использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта. профессиональная, творческая деятельность, ориентированная на получение эффективных результатов путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений.

Отличие между руководством отделом и руководством проектом

Концепция профессионального управления проектами Определять цели, результаты, состав работ и требования к проекту. Распределять ответственность и ресурсы. Планировать работы с учетом возможных рисков. Постоянно контролировать ход выполнения работ и затрат ресурсов. Своевременно реагировать на возникающие изменения и отклонения для достижения целей проекта в рамках установленного времени, бюджета и качества. Ориентироваться на применение современных информационных и телекоммуникационный технологий.

Что дает профессиональное управление проектами? Позволяет сэкономить до 30% времени и до 20% средств за счет сокращения потерь Обеспечить соответствие проекта стратегии развития организации Эффективно управлять инвестициями и инновациями Обеспечить выполнение проектов в рамках установленных сроков, бюджета и качества Снизить риски неуспеха проектов Эффективно распределять ответственность и обязанности между участниками проекта Сделать проекты контролируемыми и прозрачными для их руководителей и других заинтересованных сторон

От чего зависит успех проектного управления?

Критерии успешности проекта Достижение целей проекта в запланированное время и в рамках запланированных ресурсов. Критерии успешности управления проектом - показатели эффективности управления проектом: Соблюдение ограничений по срокам осуществления и стоимости проекта; Своевременность поставок; Качество коммуникаций; Время реагирования на возникающие риски и проблемы; и т.д.

Возможные шаги: Определите заинтересованные стороны проекта, их цели, требования и ожидания. Сформируйте критерии успеха проекта, соответствующие показатели и методы их оценки. Проанализируйте содержание проекта, разработайте концепцию управления проектом, основанную на требованиях по проекту. Сформируйте критерии успешности управления проектом, соответствующие показатели и методы их оценки. Обсудите предложения с заинтересованными сторонами, сформируйте сводный план управления проектом, включающий описание показателей, а также методов, техник и инструментов их мониторинга. Осуществляйте реализацию и контроль планов по управлению проектом, изменений, мониторинг показателей, формирование отчетов по проекту. Собирайте информацию о достигнутых результатах, интерпретируйте ее, сообщайте о достигнутых результатах заинтересованным сторонам. Оцените успехи и неудачи в управлении проектом, проанализируйте и задокументируйте полученные уроки, используйте их на будущих проектах.

Жизненный цикл и фазы проекта Жизненный цикл проекта – полный набор последовательных фаз проекта, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлеченных в проект. Фаза проекта – набор взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Жизненный цикл и фазы проекта

Функциональные области проекта Управление предметной областью проекта Управление проектом по временным параметрам Управление стоимостью и финансированием проекта Управление качеством в проекте Управление рисками и возможностями в проекте Управление человеческими ресурсами в проекте Управление коммуникациями в проекте Управление закупками и контрактами в проекте Управление изменениями в проекте Управление безопасностью в проекте

Заинтересованные стороны и участники проекта

Проектный офис – организация инфраструктуры (включая помещение, системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, стандарты и регламенты), позволяющей реализовывать функции управления проектами и обеспечивать конфиденциальность информации. Проектный офис – организация инфраструктуры (включая помещение, системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, стандарты и регламенты), позволяющей реализовывать функции управления проектами и обеспечивать конфиденциальность информации. Постоянная (родительская) организация – предприятие или организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он осуществляется. Рассматривает проект с точки зрения своего стратегического развития и осуществляет роль заказчика и/или владельца проекта. Именно она: определяет требования к проекту и условия его выполнения обеспечивает финансирование проекта извлекает выгоду из результата проекта

Назначение инициации проекта: Назначение инициации проекта: признание необходимости реализации проекта определение цели и границ проекта (конечных результатов) определение ожиданий заказчика, руководства и других участников определение примерного объема работ проекта и потребностей в финансах, ресурсах назначение руководителя проекта, определение организационной структуры формирование и утверждение устава проекта

Организационная структура проекта

Устав проекта Устав проекта Приказ о начале проекта и формировании проекта План управления проектом Иерархическая структура работ WBS Матрица ответственности Список Вех проекта Потребности в ресурсах План реализации проекта План управления рисками Запрос на изменения проекта Служебная записка о завершении проекта Итоговый отчет по проекту Приказ о закрытии проекта Реестр проектов

Команда проекта — временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период его осуществления с целью эффективного достижения его целей. Команда проекта — временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период его осуществления с целью эффективного достижения его целей. Команда управления проектом – ядро команды проекта, ключевые специалисты, которые непосредственно вовлечены в задачи управления проектом.

Заказчик проекта – лицо или организация, которые будут использовать продукт и результаты проекта. Заказчик проекта – лицо или организация, которые будут использовать продукт и результаты проекта. Может быть как внешней по отношению к исполнителю организацией, так и внутренним подразделением самой компании-исполнителя. Функции Заказчика проекта: определение и утверждение целей и результатов проекта; определение требований к продукту проекта; согласование лимитов финансирования проекта, ограничений, предположений и допущений; приемка продукта и результатов проекта; использование выгод и результатов проекта

Куратор проекта – лицо, которое курирует проект со стороны заказчика, обеспечивает общий контроль, административную и ресурсную поддержку проекта, разделяет ответственность за успех проекта. Куратор проекта – лицо, которое курирует проект со стороны заказчика, обеспечивает общий контроль, административную и ресурсную поддержку проекта, разделяет ответственность за успех проекта. Функции Куратора проекта: укрупненное руководство и мониторинг проекта; представление интересов проекта; поддержка коммуникаций руководителя проекта и заказчика; поддержка руководителя проекта в спорных и конфликтных ситуациях, помощь в разрешении проблем; согласование проектных документов: става, плана, бюджета и пр. участие в приемке результатов проекта.

Руководитель проекта – лицо, которому заказчик или инвестор делегирует полномочия по руководству работами в рамках проекта и ответственность за достижение целей проекта. Руководитель проекта – лицо, которому заказчик или инвестор делегирует полномочия по руководству работами в рамках проекта и ответственность за достижение целей проекта. Функции Куратора проекта: укрупненное руководство и мониторинг проекта; представление интересов проекта; поддержка коммуникаций руководителя проекта и заказчика; поддержка руководителя проекта в спорных и конфликтных ситуациях, помощь в разрешении проблем; согласование проектных документов: става, плана, бюджета и пр. участие в приемке результатов проекта.

Формирование команды – организованное усилие по улучшению командной эффективности. Формирование команды – организованное усилие по улучшению командной эффективности. Включает в себя: определение и разъяснение целей проекта (политики компании) улучшение межличностных коммуникаций делегирование полномочий наставничество улучшение взаимодействия между членами команды улучшение внешних отношений (клиенты, поставщики) совершенствование продуктов, услуг и др.

Председатель Председатель Функции: впитывает все возможные мнения и принимает решения Свойства: умеет слушать, хорошо говорит, логичный, решительный, спокойный, стабильный Формирователь-навигатор Функции: лидер, формирует усилия команды через установление целей и приоритетов Свойства: четкий фокус на цели, динамичный, решительный, напористый, доминирующий экстраверт Генератор идей Функции: источник идей Свойства: умен, богатое воображение, креативность, нестандартная личность, нуждается в мотивированном окружении, которое будет воспринимать его идеи

Оценщик идей (критик, аналитик) Оценщик идей (критик, аналитик) Функции: анализ и логические выводы, контроль Свойства: аналитичность, интеллектуальность, эрудированность, возвращает к реальности, рассудительный, волевой, нуждается в постоянном притоке информации и новых идей Организатор работы Функции: преобразование идей в конкретные задания и организация их выполнения Свойства: организатор, практичный, волевой, решительный тип личности, нуждается в предложениях и идеях группы Организатор группы (дипломат) Функции: способствует согласию группы, улаживает разногласия, знает потребности, проблемы членов группы Свойства: чувствительность, дипломатичность, доброта, коммуникабельность, эмоциональная отзывчивость, нуждается в постоянном контакте со всеми членами группы

Исследователь ресурсов Исследователь ресурсов Функции: связующее звено с внешней средой, подхватывает идеи других и развивает их. Очень легко распознает, что есть в наличии и что еще можно сделать, готов найти возможности во всем новом. Идеален для установки внешних контактов и проведения последующих переговоров Свойства: общительный, увлекающийся, энергичный, привлекательный, «напористый экстраверт», нуждается в свободе действий Завершитель Функции: побуждает группу все делать вовремя и до конца Свойства: профессиональная педантичность, обязательность, ответственность, нуждается в групповой ответственности, обязательности.

руководитель паники руководитель паники саботажник ( сознательно неисполняющий, или небрежно исполняющий свои обязанности) настаивающий на особом отношении «сибарит» (праздный, избалованный) «паразит» (живущий за счет других) «несчастный», «неоцененный по заслугам» «пожиратель времени»

наделение исчерпывающей информацией наделение исчерпывающей информацией наделение достаточными полномочиями очерченная граница ответственности периодический контроль за ходом выполнения задания баланс полномочий и ответственности четкость задания, ясность цели, временных рамок, требований к качеству учет соответствия навыков члена команды уровню задания

Совещания призваны: Совещания призваны: способствовать обмену идеями и информацией в целях повышения эффективности деятельности поощрять совместную работу членов команды по достижению общих целей помогать выявлять проблемы или возможности, анализировать причины и находить решения обеспечивать членов команды информацией, касающейся деятельности команды в целом укреплять внутриколлективные связи посредством процесса межгрупповой коммуникации Совещания НЕ служат для: высказывания жалоб или демонстрации власти общения на неформальном уровне обвинений, нападок или критики отдельных лиц обсуждения посторонних вопросов или личных проблем

Пилотный проект – проект, осуществляемый с целью оценки целесообразности, требуемого времени, затрат, наличия или отсутствия побочных явлений и оценки размера эффекта (статистической изменчивости). Пилотный проект – проект, осуществляемый с целью оценки целесообразности, требуемого времени, затрат, наличия или отсутствия побочных явлений и оценки размера эффекта (статистической изменчивости). Пилотный проект – предтеча и миниатюра большого проекта, используемый исключительно как средство оценки перспектив проекта. К практике пилотного проекта часто прибегают до старта полномасштабного проекта, рассчитанного на длительную перспективу и предполагающего большие инвестиционные затраты. Цель пилотного проекта – минимизация рисков, сокращение времени и затрат на разработку и запуск масштабного проекта.  Для получения максимальной отдачи от пилотного проекта необходимо выполнять его в реальной среде и относиться к нему как к полноценному реальному проекту.

Выполнение пилотного проекта может потребовать выделения незапланированных ресурсов, вовлечения ключевых сотрудников и коррекции планов и бюджета. Кроме того, пилотные проекты требуют особого внимания, поскольку сама цель пилотного проекта - подготовиться к применению новых процессов и новых инструментов в реальных проектах.     Выполнение пилотного проекта может потребовать выделения незапланированных ресурсов, вовлечения ключевых сотрудников и коррекции планов и бюджета. Кроме того, пилотные проекты требуют особого внимания, поскольку сама цель пилотного проекта - подготовиться к применению новых процессов и новых инструментов в реальных проектах.       В выполнении пилотного проекта должны быть задействованы сотрудники, обладающие следующими характеристиками: к ним прислушивается коллектив они могут выступать в роли кураторов их считают экспертами в определенной области

неполные маркетинговые исследования неполные маркетинговые исследования переоценка размера рыночного сегмента неадекватное представление об ожиданиях и потребностях потребителей технические проблемы неудачный выбор момента для запуска продукта нехватка у предпринимателя уникальной компетенции (навыков, знаний и т.д.) для разработки продукта.

Закрытие проекта – завершение всех работ по проекту, закрытие проекта, включая решение всех спорных вопросов. Закрытие проекта – завершение всех работ по проекту, закрытие проекта, включая решение всех спорных вопросов. Включает в себя: Формальную приемку результатов Передачу продукта проекта заказчику Получение обратной связи по продукту проекта от заказчика Закрытие договоров и контрактов Финальные финансовые операции Подготовку сводного отчета по проекту Архивацию документации по проекту Решение по команде проекта Формирование реестра заинтересованных сторон Извлеченные уроки для будущих проектов

Уровни стандартизации Уровни стандартизации Международные Национальные Корпоративные Место стандартов Отраслевые В соответствии со стандартами На базе стандартов На основе теории и практики Структура знаний Теория и практика

Внедрение проектного управления – использование методов и средств проектного менеджмента в деятельности организации с целью повышения эффективности осуществления ее проектно-ориентированной деятельности. Внедрение проектного управления – использование методов и средств проектного менеджмента в деятельности организации с целью повышения эффективности осуществления ее проектно-ориентированной деятельности. Корпоративная система управления проектами – комплекс организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.