🗊Презентация Документационное обеспечение управления: требования к оформлению документов (ПЕРЕПИСКА)

Документационное обеспечение управления: требования к оформлению документов (ПЕРЕПИСКА) канд.ист.наук, доцент кафедры экономики и управления Судник Татьяна Владимировна Нижневартовск 2016

«Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя, а чтобы его убедить и победить…» (Из французского пособия деловым людям)

КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРЕПИСКИ ПО НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫМ ОСНОВАНИЯМ

ВИДЫ И РАЗМЕРЫ КОНВЕРТОВ

ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВЫМ ПИСЬМАМ

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ

Реквизиты бланка письма Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) код формы документа наименование организации справочные данные об организации

РЕКВИЗИТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ссылка на регистрационный номер и дату документа адресат заголовок к тексту текст отметка о наличии приложения подпись визы согласования документа печать отметка об исполнителе

РЕКВИЗИТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИСПОЛНЕНИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ПИСЕМ, ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ХРАНЕНИЯ дата документа регистрационный номер документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о поступлении документа в организацию идентификатор электронной копии документа

Справочные данные об организации в бланке письма включают:

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЕМ Образец продольного бланка письма организации

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Пример гарантийного письма

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо может содержать несколько просьб

ПИСЬМО-ЗАПРОС

Пример письма-просьбы

ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Ключевые фразы письма-предложения

ПРИМЕР ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

ПИСЬМО-ОТВЕТ

ПИСЬМО-ОТВЕТ

ПИСЬМО-ЗАЯВКА Деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

ПИСЬМО-ЗАЯВКА

ПИСЬМО-ЗАЯВКА

Заявка на участие в мероприятии название мероприятия; дата его проведения; форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.); фамилия, имя и отчество участника (участников); место работы; должность; почтовый адрес; телефон для связи; адрес электронной почты; потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ Деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Может содержать информацию, разъясняющую особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Подписывается, как правило, руководителем.

ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Может содержать информацию, разъясняющую особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Подписывается руководителем организации (заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия) или несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо их назвать. Письмо - подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ Письмо-напоминание может содержать указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ Письмо-требование - деловое письмо, целью которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ «Требуем выполнить взятые на себя обязательства...» «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...» «Требуем незамедлительно выполнить...» «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд» «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...» «В противном случае мы не несем ответственности за последствия...»

ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) - возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, в котором дается ссылка на договор, в связи с которым она составлена, например: «О претензии по договору купли-продажи от___ № ____». .

ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО ПРЕДЪЯВЛЯЕТСЯ: в отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; в отношении количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; в отношении сроков поставки, если они нарушены (это может касаться как задержки срока исполнения, так и исполнения досрочно); в отношении упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара; в отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; в отношении других условий контракта.

СОСТАВ ПРЕТЕНЗИОННОГО (РЕКЛАМАЦИОННОГО) ПИСЬМА

ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно сослаться не только на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и дать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО

ПРИМЕР ПРЕТЕНЗИОННОГО (РЕКЛАМАЦИОННОГО) ПИСЬМА

ФОРМУЛИРОВКИ ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ Письмо-приглашение - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем.

Ключевые фразы письма-благодарности

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и развернутыми. Могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Ключевые фразы письма-поздравления

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !