🗊Электронные архивы проблемы и перспективы Тепляков А.А.

Электронные архивы проблемы и перспективы Тепляков А.А.

Нормативная база Закон РБ "Об электронном документе" СТБ 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения". Инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение Типовое положение об архиве электронных документов организации Приказ Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь 2 июня 2006 г. № 109 "О некоторых вопросах выдачи электронных документов".

Методические документы Методические рекомендации "Архивное хранение электронных документов" (утв. Предс. Госкомархива РБ 24.12.1998). Методические рекомендации по применению нормативных правовых актов в целях обеспечения сохранности электронных документов (утв. Предс. Госкомархива РБ 27.12.2000). Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение (утв. Предс. Госкомархива РБ 18.10.2002 № 36) Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (утв. директором БелНИИЦЭД 03.02.2003). Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (согласованы ЦЭМК Комархива при СМ РБ(протокол от 24.04.2004 № 1). Методические рекомендации по учету и хранению электронных документов в учреждениях, организациях, предприятиях ((согласованы ЦЭМК Комархива при СМ РБ(протокол от 17.12.2004 № 4).

Проблемы применения ЭЦП в документах архивного хранения Сроки хранения документов значительно больше сроков действия ключей выработки и проверки сдаваемых ЭД УЦ не приспособлены к применению в архивах Очень быстро изменяются технологии – носители, вычислительные средства, криптосистемы

Что такое электронный архив ИС, обеспечивающая прием, хранение, эквивалентное преобразование, предоставление и уничтожение в установленном порядке электронных документов.

Жизненный цикл электронных документов в ЭА Прием документа Хранение Преобразование Оценка ценности Уничтожение

Передача документов в электронный архив Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение Методические рекомендации по передаче электронных документов в ведомственный архив из структурных подразделений организации, учреждения, предприятия (утв. директором БелНИИЦЭД 03.02.2003). Методические рекомендации по подготовке сопроводительной документации электронных документов при передаче их на государственное хранение (утв. Предс. Госкомархива РБ 18.10.2002 № 36)

В чем отличие бумажного и электронного архива Информация представлена в электронном виде; Копии электронных документов неотличимы; Копии электронных документов не содержат элементов, подтверждающих их уникальность; Представление информации зависит от текущей технологии

Схема применения ЭЦП в электронном документе

Особенности хранения электронных документов в электронном архиве Технология хранения электронных носителей та же, что и бумажных; Обеспечение технологической совместимости с текущими системами представления информации; Возможность неограниченного числа перезаписи информации; Возможность использования внешних реквизитов - ЭЦП

Особенности применения ЭЦП в электронных архивах Хранимые документы подписаны на ключах срок действия которых, скорее всего истек; Для обеспечения юридической силы можно заверять документы, с помощью подписи специально уполномоченного лица – архивариуса; При изменении алгоритма ЭЦП можно применить вышеуказанную процедуру; Следует иметь в виду, что при перекодировке документа (например, DKOI – KOI-8R), следует переподписать документ, указать вид преобразования (для обратной совместимости)

Дополнительные функции удостоверяющих центров в архивах Работа с архивными сертификатами; Обеспечение обратной совместимости; Взаимодействие со средствами обратимого представления.

Какие документы понадобятся для организации ЭА Положение об ЭА Штатное расписание Должностные инструкции Регламент приема и хранения документов Политика безопасности Программа безопасности Задание по обеспечению безопасности

Примерная структура ЭА