🗊Презентация Понятие документа, классификация документов

Понятие документа, классификация документов. Выполнил студент группы БЮП-15-03 Былкова Валерия

Содержание: 1) Понятие документа; 2) Функции документа; 3) Значение функций документа; 4) Классификация документов; 5) Литература.

Понятие документа: Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью. Понятие "документ" (лат. documentum – способ доказательства, свидетельство) с самого своего возникновения наполнено правовым содержанием.

Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения. Он обеспечивает сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит для наведения справок, уточнения архивных данных. Совокупность документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации. Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу. • Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.

В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл: В "Кратком словаре архивной терминологии" (1968 г.) документ определялся как "результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)". В информатике документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде". В документалистике под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". В юридических науках документ рассматривается преимущественно как "средство документирования и доказательства правовых отношений", В сфере управления – как "средство фиксации и передачи управленческих решений", В исторической науке – как "исторические источники, носители ретроспективной информации".

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения: В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения: a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства); б) вообще любое письменное свидетельство.

Функции документа: Главная, единая для всех документов функция – хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Функции документа подразделяются на общие – свойственные любому документу, и специфические – присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся: • информационная, т.е. любой документ является носителем информации, его цель – удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве; • социальная, т.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности; • функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления; • коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна; • кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений; • культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лить некоторые группы документов: Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лить некоторые группы документов: 1) функция организации системы и процессов управления, находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты 2) Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах. 3) Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства). 4) Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12–14%.

Знание функций документа позволяет: • определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; • произвести научную классификацию и типологизацию документа; • оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.; • сформировать понятийный аппарат делопроизводства.

Документ обладает множеством свойств,наиболее существенные из них следующие: а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь); б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях; в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы; классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы; классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация документов 1) По способу документирования различаются документы:

2) В зависимости от источника поступления различаются документы:

3) По критерию гласности : 3) По критерию гласности : документы разделяются на документы, содержащие открытую информацию, и документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования). Документы ограниченного доступа снабжаются соответствующей пометкой или грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют разрешения, оформленного специальным актом. 4) По срокам хранения : документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. 5) В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся: • на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом); • полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты); • формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

6) По характеру изложения содержания документы могут быть:

7) По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека. В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. 7) По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека. В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. 8) По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. Термин "оригинал" является синонимом термина "подлинник". Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор). 9) В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.

Литература: Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа : учебник и практикум для академического бакалавриата / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 375 с Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. – М., 2007. И. Н. Кузнецов; Делопроизводство; М.: Дашков и К*, 2013