🗊Презентация Систематизация и классификация документов

Тема 2. Систематизация и классификация документов

Вопросы: 1. Общие понятия систематизации и классификации документов. 2. Признаки документов как основания классификации. 3. Современные классификации документов. 4. Принципы формирования первичных документных комплексов.

1 Общие понятия систематизации и классификации документов Классификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации. Классификация описывает схему разбиения всей совокупности документов по классам, в зависимости от характерных признаков документов, и структурирование документов в каждом из этих классов.

Классификация документов устанавливает порядок взаимосвязей между документами в классе и взаимосвязи между отдельными классами документов

Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация Код — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для однозначного обозначения классификационной группировки или объекта классификации. Объект классификации — элемент классифицируемого множества.

признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация; классификационная группировка — подмножество объектов классификации, полученное в результате классификации; алфавит кода — система знаков (символов), принятых для образования кода; разряд кода — позиция знака в коде; длина кода — число знаков в коде; контрольное число — расчетное число, используемое для проверки правильности записи кода; кодирование — присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации

Методы классификации 1) иерархический метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации последовательно делится на подчиненные подмножества; 2) фасетный метод классификации — метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации делится на независимые подмножества по различным признакам классификации

Методы кодирования: последовательный метод кодирования — метод кодирования, при котором в коде знаки на каждой ступени классификации зависят от результатов разделения на предыдущих ступенях; параллельный метод кодирования — метод кодирования, при котором классификационные группировки или объекты классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кода

порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодом служат числа натурального ряда; серийно-порядковый метод кодирования — метод кодирования, при котором кодом служат числа натурального ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками; международная (региональная) классификация— классификация, принятая международной (региональной) организацией

2. Признаки документов как основания классификации Классификация документов по видам материальной основы документа. Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе. Классификация документов по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа. Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документе. Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде

Классификация документов по видам материальной основы документа Материальную основу документа можно разделить на природную основу (дерево; папирус; пергамент (выделанная кожа животных); береста (внутренняя часть коры березы); бамбук; пальмовые листья и др.) и искусственную основу (бумага; ткань и др.)

Классификация документов по видам информации, зафиксированной в документе Классификации документов, в основу которых положен признак смыслового содержания документа, носят название семантический и функциональный классификации: - политические (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий); - идеологические, включая религиозные; - управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем); - правовые (регулирующие правовые отношения в обществе); - научные (отражающие процесс научного познания природы и общества); - технические (отражающие научно-технические решения).

Классификация документов по видам реквизитов, применяемых для идентификации документа ГОСТ Р 51141-98 вводит понятие реквизита как «обязательный элемент оформления официального документа». Примеры реквизитов: герб; эмблема; товарный знак; печать; автор документа; наименование вида документа; номер документа; место издания документа; дата издания документа; название документа, выходные данные документа и др.

Классификация документов по способу идентификации информации, зафиксированной в документе машиночитаемые (документы, для которых использование задокументированной в них информации возможно только с применением электронно-вычислительной машины (компьютера) или других приборов и устройств (флеш-карты)) и человекочитаемые документы (использование задокументированной в них информации возможно человеком непосредственно (книги)).

Классификация документов по способу бытования документа в человеческой среде Документы можно классифицировать по времени их появления в социальной коммуникации: черновой документ; беловой документ; подлинный документ; подлинник документа; дубликат документа; копия документа.

По регулярности выхода документов в свет документы разделяются на периодические и непериодические документы. Периодические документы выходят регулярно, через определенные промежутки времени (газеты, журналы), а непериодические документы выходят в свет однократно. По регулярности выхода периодические документы разделяются на ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные, еженедельные, ежедневные (книги, брошюры).

По степени распространенности в обществе: - опубликованные, - неопубликованные, - непубликуемые документы. Документы, предназначенные для широкого использования и имеющие выходные данные, называют опубликованными. Неопубликованные документы содержат информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому они существует в ограниченном числе экземпляров. К непубликуемым документам относят документы однократного использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений.

По степени доступности: - открытые документы, - документы, содержащие коммерческую тайну, - документы ограниченного доступа, - документы для служебного пользования, - секретные документы.

3 Современные классификации документов На сегодняшний день нет единой системы классификации для всей совокупности существующих документов. Это обусловлено целым рядом социальных, исторических, научных, технических и иных причин.

Причины отсутствия единой классификации социальные причины (трудность унификации систем документации сложна еще из-за многообразия языков, на которых создаются документы); для отдельных больших групп документов созданы и действуют свои локальные системы классификации (для систематизации патентов на изобретения, технической документации, документов, регламентирующих порядок метрологических измерений, архивных документов, музейных коллекций); наука по документоведению достаточно молода; существующий уровень научных знаний, математических моделей, программного обеспечения, вычислительной техники, систем связи, правовых норм и многое другое не позволяют пока приступить к созданию всеобъемлющей системы классификации документов

В начале XX века была принята усовершенствованная М. Дьюи в Международном библиографическом институте система классификации и получила название Универсальной десятичной классификации (УДК). Универсальная десятичная классификация (УДК) —система классификации информации, широко используется во всём мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек.

Таблицы УДК состоят из следующих частей: структура, свойства и принципы УДК; методические указания по применению УДК; основные разделы УДК; алфавитно-предметные указатели (АПУ) к основным разделам УДК; вспомогательные таблицы УДК; алфавитно-предметные указатели к вспомогательным таблицам.

Основная классификационная таблица УДК построена по тематическому принципу и включает следующие основные деления. 0 - Общий раздел. 1 - Философия. Психология. 2 - Религия. Теология. 3 - Общественные науки. 4 - (Свободен с 1961 года, а его содержание перенесено в раздел 8). 5 - Математика. Естественные науки. 6 - Прикладные науки. Медицина. Техника. 7 - Искусство. Декоративно-прикладное искусство. 8 - Языкознание. Художественная литература. Литературоведение. 9 - География. Биографии. История.

Международная патентная классификация (МПК) На первом шаге деления в МПК входят следующие разделы, охватывающие патенты по всем видам деятельности человека. Раздел А Удовлетворение жизненных потребностей человека. Раздел В Различные технологические процессы; Транспортирование. Раздел С Химия; Металлургия. Раздел D Текстиль; Бумага. Раздел Е Строительство; Горное дело. Раздел F Механика; Освещение; Отопление; Двигатели и насосы; Оружие и боеприпасы; Взрывные работы. Раздел G Физика. Раздел Н Электричество.

На втором шаге деления, например в Разделе А, в него входят следующие классы патентов, охватывающие патенты, связанные с удовлетворением жизненных потребностей человека: СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО А01 Сельское хозяйство; Лесное хозяйство; Животноводство; Охота и отлов животных; Рыболовство и рыбоводство; Пищевые продукты; Табак. ПИЩЕВЫЕ ПРОДУКТЫ; ТАБАК А21 Хлебопекарное производство; Оборудование для производства или обработки теста; Тесто для выпечки. А22 Скотобойное дело; Переработка мяса; Обработка домашней птицы или рыбы. А23 Пища или пищевые продукты; Их обработка, не отнесенная к другим классам. А24 Табак, Сигары, Сигареты, Папиросы; Курительные принадлежности. ПРЕДМЕТЫ ЛИЧНОГО И ДОМАШНЕГО ОБИХОДА А41 Одежда. А42 Головные уборы. А43 Обувное производство. А44 Галантерея; Ювелирные изделия. А45 Предметы личного пользования; Дорожные принадлежности. А46 Щеточные изделия. А47 Мебель; Предметы домашнего обихода и бытовые приборы; Мельницы для кофе и специй; Пылесосы вообще. ЗДОРОВЬЕ; РАЗВЛЕЧЕНИЕ А61 Медицина и ветеринария; Гигиена. А62 Спасательная служба; Противопожарные средства. А63 Спорт; Игры; Массовые развлечения.

Соответственно, на третьем шаге классы будут делиться на подклассы. На четвертом шаге подклассы будут делиться на группы. На следующем шаге мы перейдем к конкретному (неделимому) документу. Таким образом, данная классификация осуществляет деление документного массива до 5 ступеней.

Виды международных классификаторов Международная классификация товаров и услуг (МКТУ), Международная классификация промышленных образцов (МКПО) , Международная классификация изобразительных элементов товарных знаков, Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ). Все эти классификации построены на тех же принципах, что и Международная патентная классификация.

4. Принципы формирования первичных документных комплексов Отдельного внимания требует вопрос систематизации документов, образующихся в процессе деятельности юридических и физических лиц.

Признаки систематизации официальных и служебных документов: 1. Номинальный признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит наименование вида документа. В отдельные документные комплексы, таким образом, комплектуются: - приказы, - протоколы, - докладные записки, - служебные письма, - любые иные виды документов.

2. Предметно-вопросный признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит содержание документов (рассматриваемые в них вопросы). В такой документный комплекс будут входить документы, отражающие один и тот же вопрос, вне зависимости от всех остальных признаков этих документов. Пример: личное дело служащего в организации. В этот документный комплекс будут сгруппированы самые разные документы (заявление, резюме, анкета и другие), относящиеся к трудовой деятельности человека в организации. .

3. Авторский признак. Основанием для систематизации и группи­ровки официальных и служебных документов в документный комплекс служит автор документов. С одной стороны, автором документов может быть физическое лицо. Примером этого случая может служить известный писатель и созданные им документы (художественные произведения, черновики произведений, письма). С другой стороны, автором документов может быть юридическое лицо. Примером этого случая может служить государство (собрание международных договоров с участием Российской Федерации), орган государственной власти (собрание законов Российской Федерации в области экологии), организация (протоколы общего собрания акционеров акционерного общества).

4. Корреспондентский признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит корреспондент, с которым ведется переписка. В этом случае на каждого корреспондента создается свой документный комплекс, в который и группируется вся переписка с ним. Например, по результатам работы промышленного предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка сРостехнадзором». Или по результатам работы торгового предприятия может быть создан документный комплекс «Переписка с таможенными организациями».

5. Географический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит группа корреспондентов, сгруппированных по их местонахождению на одной территории. Выбор рассматриваемой территории, как правило, производится в соответствии с действующим административно-территориальным делением.

6. Хронологический признак. Основанием для систематизации и группировки официальных и служебных документов в документный комплекс служит период времени, в течение которого были созданы эти документы. По хронологическому признаку чаще всего группируются документы периодической отчетности. Например, документный комплекс «Первичные бухгалтерские документы за I квартал 2014 года» или документный комплекс «Приказы по кадровой службе за 2014 год».

У каждого юридического лица имеется потребность в систематизации ведения дел. Эта система должна: с одной стороны - обеспечивать ведение дел в соответствии с признаками заведения дел, с другой стороны - позволить разместить в ней все документы, присутствующие в организации, а также быть удобной для формирования и использования. Такая система ведения дел носит наименование «номенклатура дел».

Номенклатура дел юридического лица представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для него, с указанием сроков их хранения. Применение номенклатуры дел способствует унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в структурных подразделениях юридического лица, облегчает отбор его документов на государственное хранение.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать требования, изложенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Нумерация дел (присвоение делам индивидуального номера) производится цифровым или буквенно-цифровым способом.

В России создается Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Госстандарт России принял более 20 общероссийских классификаторов, и число их будет расширяться по мере интеграции России в мировую экономику. 

Примеры Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), Общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.