Документационное обеспечение управления - презентация, доклад, проект скачать

Нажмите для полного просмотра!

Документационное обеспечение управления, слайд №1

Документационное обеспечение управления, слайд №2

Документационное обеспечение управления, слайд №3

Документационное обеспечение управления, слайд №4

Документационное обеспечение управления, слайд №5

Документационное обеспечение управления, слайд №6

Документационное обеспечение управления, слайд №7

Документационное обеспечение управления, слайд №8

Документационное обеспечение управления, слайд №9

Документационное обеспечение управления, слайд №10

Документационное обеспечение управления, слайд №11

Документационное обеспечение управления, слайд №12

Документационное обеспечение управления, слайд №13

Документационное обеспечение управления, слайд №14

Документационное обеспечение управления, слайд №15

Документационное обеспечение управления, слайд №16

Документационное обеспечение управления, слайд №17

Документационное обеспечение управления, слайд №18

Документационное обеспечение управления, слайд №19

Документационное обеспечение управления, слайд №20

Документационное обеспечение управления, слайд №21

Документационное обеспечение управления, слайд №22

Документационное обеспечение управления, слайд №23

Документационное обеспечение управления, слайд №24

Документационное обеспечение управления, слайд №25

Документационное обеспечение управления, слайд №26

Документационное обеспечение управления, слайд №27

Документационное обеспечение управления, слайд №28

Документационное обеспечение управления, слайд №29

Документационное обеспечение управления, слайд №30

Документационное обеспечение управления, слайд №31

Документационное обеспечение управления, слайд №32

Документационное обеспечение управления, слайд №33

Документационное обеспечение управления, слайд №34

Документационное обеспечение управления, слайд №35

Документационное обеспечение управления, слайд №36

Документационное обеспечение управления, слайд №37

Документационное обеспечение управления, слайд №38

Документационное обеспечение управления, слайд №39

Документационное обеспечение управления, слайд №40

Документационное обеспечение управления, слайд №41

Документационное обеспечение управления, слайд №42

Документационное обеспечение управления, слайд №43

Документационное обеспечение управления, слайд №44

Документационное обеспечение управления, слайд №45

Документационное обеспечение управления, слайд №46

Документационное обеспечение управления, слайд №47

Документационное обеспечение управления, слайд №48

Документационное обеспечение управления, слайд №49

Документационное обеспечение управления, слайд №50

Документационное обеспечение управления, слайд №51

Документационное обеспечение управления, слайд №52

Документационное обеспечение управления, слайд №53

Документационное обеспечение управления, слайд №54

Документационное обеспечение управления, слайд №55

Документационное обеспечение управления, слайд №56

Документационное обеспечение управления, слайд №57

Документационное обеспечение управления, слайд №58

Документационное обеспечение управления, слайд №59

Документационное обеспечение управления, слайд №60

Документационное обеспечение управления, слайд №61

Документационное обеспечение управления, слайд №62

Документационное обеспечение управления, слайд №63

Документационное обеспечение управления, слайд №64

Документационное обеспечение управления, слайд №65

Документационное обеспечение управления, слайд №66

Документационное обеспечение управления, слайд №67

Документационное обеспечение управления, слайд №68

Документационное обеспечение управления, слайд №69

Документационное обеспечение управления, слайд №70

Документационное обеспечение управления, слайд №71

Документационное обеспечение управления, слайд №72

Документационное обеспечение управления, слайд №73

Документационное обеспечение управления, слайд №74

Документационное обеспечение управления, слайд №75

Документационное обеспечение управления, слайд №76

Документационное обеспечение управления, слайд №77

Документационное обеспечение управления, слайд №78

Документационное обеспечение управления, слайд №79

Документационное обеспечение управления, слайд №80

Документационное обеспечение управления, слайд №81

Документационное обеспечение управления, слайд №82

Документационное обеспечение управления, слайд №83

Документационное обеспечение управления, слайд №84

Документационное обеспечение управления, слайд №85

Документационное обеспечение управления, слайд №86

Документационное обеспечение управления, слайд №87

Документационное обеспечение управления, слайд №88

Документационное обеспечение управления, слайд №89

Документационное обеспечение управления, слайд №90

Документационное обеспечение управления, слайд №91

Документационное обеспечение управления, слайд №92

Документационное обеспечение управления, слайд №93

Документационное обеспечение управления, слайд №94

Документационное обеспечение управления, слайд №95

Документационное обеспечение управления, слайд №96

Документационное обеспечение управления, слайд №97

Документационное обеспечение управления, слайд №98

Документационное обеспечение управления, слайд №99

Документационное обеспечение управления, слайд №100

Документационное обеспечение управления, слайд №101

Документационное обеспечение управления, слайд №102

Документационное обеспечение управления, слайд №103

Документационное обеспечение управления, слайд №104

Документационное обеспечение управления, слайд №105

Документационное обеспечение управления, слайд №106

Документационное обеспечение управления, слайд №107

Документационное обеспечение управления, слайд №108

Документационное обеспечение управления, слайд №109

Документационное обеспечение управления, слайд №110

Документационное обеспечение управления, слайд №111

Содержание ▲

Вы можете ознакомиться и скачать презентацию на тему Документационное обеспечение управления. Доклад-сообщение содержит 111 слайдов. Презентации для любого класса можно скачать бесплатно. Если материал и наш сайт презентаций Mypresentation Вам понравились – поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте в закладки в своем браузере.

Слайды и текст этой презентации

Слайд 1

Описание слайда:

Литература 1. Документационное обеспечение управления: Учеб.-практ. пособие/ М.Ю. Рогожин. -М.: Проспект: Велби, 2005.-383 c.. -ISBN 5-98032-815-7 2. Делопроизводство: Образцы док.: Практ. рек. Организацион.-распорядит. долк. Док по персоналц. Хозяйств. док. Регистац. формы / Т.О. Айман. -2-е изд. -М.: Риор, 2005.-271 c.. -ISBN 5-9557-0144-3 3. Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота. Спецификация MoReq. спецификация доступна в электронном виде на Веб-узле Microsoft – «Государство в ХХ1 веке».:

Слайд 2

Описание слайда:

Документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слайд 3

Описание слайда:

Информационный документ / document (существительное) Записанная информация или объект, с которым можно обращаться как с единым целым. Источник: ISO 15489 (Проект международного стандарта; см. Приложение 1 ссылка [9]). Замечание: документ (информационный материал) может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных, графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Документ может состоять из одного или нескольких объектов данных. Замечание: информационные документы отличаются от служебных документов (records) в некоторых важных аспектах. 24-ФЗ и ГОСТ Р 51141-98: Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слайд 4

Описание слайда:

Официальный документ / record Документ, составленный или полученный отдельным лицом или организацией в процессе своей текущей деятельности и сохраняемый этим лицом или организацией. Источник: адаптированное определение функциональной спецификации PRO (Приложение 1 ссылка [2]). Замечание: официальный документ может быть составным и объединять несколько информационных документов на любом носителе и в любом формате. В дополнение к содержательной части, документ должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (в т.ч. информацию, описывающую компоненты служебного документа). Ключевое свойство официального документа есть его неизменность. , оформленный ГОСТ Р 51141-98: Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Слайд 5

Описание слайда:

Слайд 6

Описание слайда:

Составляющие нормативной базы делопроизводства

Слайд 7

Описание слайда:

Типы классификаторов

Слайд 8

Описание слайда:

Классификация документа по характеру связей

Слайд 9

Описание слайда:

Внутренние документы управления Приказы Протоколы и решения Акты Докладные записки Справки

Слайд 10

Описание слайда:

Классификация управленческих документов

Слайд 11

Описание слайда:

Документы по личному составу Основные сведения Резюме Заявления Приказы по личному составу Командировочное удостоверение Другие документы

Слайд 12

Описание слайда:

Виды должностных инструкций

Слайд 13

Описание слайда:

Классификация документов по содержанию

Слайд 14

Описание слайда:

Классификация документов по типу носителей

Слайд 15

Описание слайда:

Основные требования к оформлению документов Правила составления документов Язык документов Правовая охрана документов

Слайд 16

Описание слайда:

Слайд 17

Описание слайда:

Слайд 18

Описание слайда:

Слайд 19

Описание слайда:

Слайд 20

Описание слайда:

Слайд 21

Описание слайда:

Слайд 22

Описание слайда:

Слайд 23

Описание слайда:

Документооборот на предприятии

Слайд 24

Описание слайда:

Организация документооборота Представление о документообороте Обработка входящих документов Обработка исходящих и внутренних документов Регистрация и контроль исполнения документов Номенклатура дел

Слайд 25

Описание слайда:

Документопотоки предприятия

Слайд 26

Описание слайда:

Внешние связи предприятия

Слайд 27

Описание слайда:

Слайд 28

Описание слайда:

Маршрут входящего документа

Слайд 29

Описание слайда:

Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке; регистрации; рассмотрению руководством и выдаче резолюции; ознакомлению в структурном подразделении или исполнению; контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов; отслеживанию хода исполнения; составлению делопроизводственных отчетов для руководства; снятию исполненных документов с контроля.

Слайд 30

Описание слайда:

Маршрут исходящего документа

Слайд 31

Описание слайда:

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа в структурном подразделении; согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; утверждение документа руководством; регистрация документа; экспедиционная обработка документа;

Слайд 32

Описание слайда:

Внутренний документооборот Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы, руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний и др.

Слайд 33

Описание слайда:

Маршрут внутреннего документа

Слайд 34

Описание слайда:

При создании внутренних документов делопроизводители выполняют следующие операции: подготовка проекта внутреннего документа; обеспечение согласования документа; утверждение; регистрация; рассылка по подразделениям; контроль исполнения документа;

Слайд 35

Описание слайда:

СЭД

Слайд 36

Описание слайда:

СЭД объединяет 3 важнейшие ИТ: Управление документами, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению. Создание, накопление и хранение. Автоматизацию деловых процессов

Слайд 37

Описание слайда:

Классы систем в ЭДО

Слайд 38

Описание слайда:

Системы управления электронными документами (СУД) - DMS (Document management systems).

Слайд 39

Описание слайда:

Document Management System (DMS)- системы управления документами (СУД), средства систематизации доступа к деловым документам. Предназначены для автоматизации хранения и поиска документов, а также управления документами разных форматов, в том числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации;

Слайд 40

Описание слайда:

Основные задачи, для решение которых предназначается СУД: Создание и ведение единого электронного архива, способного аккумулировать данные любых типов; Обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе; Ограничение возможности каждого конкретного пользователя по просмотру и модификации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности;

Слайд 41

Описание слайда:

Продолжение: Обеспечение работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписки документа для обработки вне системы и возврата его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов; Повышение надежности (целостности) хранения данных;

Слайд 42

Описание слайда:

Продолжение: Обеспечение быстрого времени отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачного доступа к информации, расположенной в различных территориально-разнесенных подразделениях предприятия; Обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.

Слайд 43

Описание слайда:

СУД должны решать проблему с управлением большими объемами документов на следующих принципах: Управление над документами созданными в разных прикладных программах для персональных компьютеров; Замена концепции имен документов их регистрационными карточками, содержащими расширенную информацию (поисковый образ документа), используемую для их поиска и управления.

Слайд 44

Описание слайда:

СУД. Продолжение 1 Обеспечение пользователей мощными функциями поиска по информации карточек. Они хранятся в SQL-базах данных, поэтому СУД может поддерживать работу с очень большим количеством каточек и использоваться как в небольших рабочих группах, так и крупных организациях; Снабжение документов текстовым индексом, который позволяет искать их по контексту. Индекс обновляется после каждого обновления; Гарантирование тесной интеграции с основными приложениями.

Слайд 45

Описание слайда:

СУД. Продолжение 2 Защита документов обеспечивается соответствующими расширенными функциями проверки пароля, прав доступа к документу, полю и т.д.; Контроль версий и ведение истории работы с документами; Поддержка мобильных пользователей, предоставляя им возможность выписки и возврата документов;

Слайд 46

Описание слайда:

СУД. Продолжение 3 Интегрированные СУД связывают карточки документов с их физическими файлами на сетевом сервере – пользователи имеют дело уже с ними, а не именами файлов и сложными путями к директориям. Создание систем управления документами в сетевой среде.

Слайд 47

Описание слайда:

Классификация СУД Ad-hoc - Системы электронной почты с расширенным функционалом АСКИД - автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой Groupware – системы коллективной работы Docflow – системы автоматизации управления документооборотом Workflow – системы автоматизации деловых процессов Интегрированные СУД.

Слайд 48

Описание слайда:

Ad-hoc Системы этого класса предназначены для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени. Это многие почтовые системы, например «MS Exchange».

Слайд 49

Описание слайда:

«AD-HOC» на примере «1С- электронная почта». В систему входит две подсистемы : электронная почта и база данных. Функционал электронной почты: Подготовка почтовых сообщений на основе использования штатного редактора и уже подготовленных файлов любых форматов. Предоставляется возможность поставить под документом подпись.

Слайд 50

Описание слайда:

AD-HOC Отправка документов как индивидуальному адресу, так и группе адресатов (через групповой адрес) и в общий. Диалоговая обработка содержимого почтового ящика при связи по телекоммуникационному каналу. Возможность принять и передать почту по заранее сформированному сценарию в пакетном («off-line») режиме. Наличие возможности автоматического ответа на письмо. Наличие папок, как аналога архивов писем «бумажной» почтой. Система правил для автоматизации раскладки пришедшей корреспонденции по соответствующим папкам. Просмотр общего почтового ящика и выборочное получение писем.

Слайд 51

Описание слайда:

AD-HOC Функционал работы с базой данных: Поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора. Просмотр найденной информации и выборочное сохранение на жестком диске. Просмотр фрагментов усеченной графики и сохранение их на жестком диске.

Слайд 52

Описание слайда:

AD-HOC Функционал работы с базой данных (продолжение): Просмотр БД с фрагментами любого формата. Передача фрагментов данных для последующего их включения в БД, а так же сообщения администратору банка данных или другим пользователям системы.

Слайд 53

Описание слайда:

Недостатки системы AD-HOC архитектура не предназначена для работы с большим количеством документов. Поэтому целесообразно применять такие системы для ограниченного количества документов в рамках рабочей группы.

Слайд 54

Описание слайда:

Системы класса «АСКИД» автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным набором выполняемых, строго регламентированных деловых процессов для выполнения делопроизводственных процедур.

Слайд 55

Описание слайда:

Системы класса АСКИД должна обеспечивать: Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в её структурные подразделения; Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Слайд 56

Описание слайда:

продолжение Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование документов; Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства;

Слайд 57

Описание слайда:

продолжение Поиск документов и получение статистических отчетов; Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения

Слайд 58

Описание слайда:

Groupware- программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного взаимодействия исполнителей, интегрированные среды для коллективной работы . Предназначены для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляют задачи хранения, просмотра и совместного использования документов;

Слайд 59

Описание слайда:

Groupware - это системы, поддерживающие неформализованную последовательность обработки документов участниками процесса предназначенные для обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения данных и механизмы для определения простых маршрутов,

Слайд 60

Описание слайда:

Groupware ориентированы на проект и взаимодействие небольшой или средней группы сотрудников, совместно использующих информацию из БД, например, разработка каталога продаваемой продукции

Слайд 61

Описание слайда:

Системы класса «groupware» Функции систем на примере «Group Wise 4.1» от фирмы Novell. Пересылка электронной почты; Маршрутизация сообщений; Контроль за прохождением документов по заданным маршрутам; Управление коллективной работой;

Слайд 62

Описание слайда:

Groupware Индивидуальное календарное планирование; Согласованное календарное планирование групповой работы; Планирование совместно используемых ресурсов; Планирование и распределение задач между членами рабочей группы. В системе организована многоуровневая система ограничения прав доступа к информации. Для сохранности используется симметричный нелинейный алгоритм шифрования.

Слайд 63

Описание слайда:

Docflow - Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов.

Слайд 64

Описание слайда:

Docflow Обработка, исполнение и продвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Применяются в средних и крупных предприятиях и организациях с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Слайд 65

Описание слайда:

Docflow - предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки.

Слайд 66

Описание слайда:

Пример docflow - «1С: Документооборот», это дальнейшее развитие «1С: Электронной почты» и может применятся в средних и крупных организациях. Возможности системы: Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электроном виде; С помощью средства модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников;

Слайд 67

Описание слайда:

«1С: Документооборот», Облегчение работы конечных исполнителей за счет автоматизации большинства операций по приемке, получению, заполнению документа, выполняющихся системой автоматически; Выполняет мгновенную передачу документа от одного исполнителя к другому; Возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа действия предприятия;

Слайд 68

Описание слайда:

При использовании компоненты «Сервер документов» позволяет: проектировать запросы и разрешать их использование пользователям; Обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах; Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию; Использовать различные готовые документы, так же и сканированные; Использовать центральный архив;

Слайд 69

Описание слайда:

Work-flow System- системы автоматизации деловых процедур (АДП), средства проектирования и организации маршрутных бизнес-процессов . Предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в ходе различных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. Заранее прописывается точный маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права пользователей на документ в каждой точке движения. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на один уровень;

Слайд 70

Описание слайда:

Workflow - Поток работ или деловых процессов, при котором документы, информация или задания передаются последовательно или параллельно от одних участников для выполнения к другим согласно набору руководящих правил. Workflow автоматизирует процесс, а не функцию.

Слайд 71

Описание слайда:

Workflow Предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. Лучше всего подходит архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы.

Слайд 72

Описание слайда:

«workflow» - технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса до реального управления выполнением заданий.

Слайд 73

Описание слайда:

В основе технологии «workflow» лежат следующие базовые понятия: Деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор операций, поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей; Объект – информационный, материальный или финансовый объект используемый в бизнес-процессе; Событие - внешние действие , произошедшие с объектом; Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса; Исполнитель – лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса;

Слайд 74

Описание слайда:

Базовые понятия workflow Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса; Описание процесса - это формализованное описание процесса, входящих в него деловых процедур, а так же правил их выполнения и ролей участников процесса;

Слайд 75

Описание слайда:

Базовые понятия workflow Данные – информация, которая необходима для осуществления действия; Правила маршрутизации - определяются последовательностью выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса.

Слайд 76

Описание слайда:

Выделяют несколько видов маршрутизации: В зависимости от порядка следования активизируемых процедур: Последовательная маршрутизация; Параллельная маршрутизация; Смешанная маршрутизация;

Слайд 77

Описание слайда:

В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: Жесткая маршрутизация; Свободная маршрутизация; Гибридная маршрутизация;

Слайд 78

Описание слайда:

Базовые понятия workflow (продолжение) Инструменты – специализированные информационные системы, обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием;

Слайд 79

Описание слайда:

Каждая система workflow должна обеспечивать решение трех следующих задач: Разработка и описание бизнес-процесса; Управление выполнением бизнес-процесса; Интеграция используемых в процессе приложений;

Слайд 80

Описание слайда:

Где применяются системы класса Workflow ? Применяются для средних и крупных предприятий и организаций, имеющих строго регламентированные процедуры обработки, как то: Банки Государственные службы Службы кредитных карточек покупателей Страховые компании.

Слайд 81

Описание слайда:

Системы «workflow», внедряют чтобы решить определенные задачи, к ним можно отнести: Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения принятых решении. Поддержка системы контроля качества выпускаемой продукции или выполняемых услуг.

Слайд 82

Описание слайда:

Задачи workflow Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет большой формализации деятельности каждого сотрудника. Протоколирование деятельности предприятия в целом.

Слайд 83

Описание слайда:

Продолжение: Оптимизация бизнесс-процесов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Исключение необходимости или существенное удешевление хранения бумажных документов.

Слайд 84

Описание слайда:

Full Text System полнотекстовые базы данных . С их помощью осуществляется индексирование и поиск информации (Information Indexing and Retrieval);

Слайд 85

Описание слайда:

Поиск документов Поиск осуществляется нахождением документа по двум принципам: по атрибутам документа – дате создания, размеру, автору и пр. по его содержанию (тексту). Обычно поиск по содержанию выполняется двумя способами: по ключевым словам и по всему тексту. Такой поиск называют полнотекстовым;

Слайд 86

Описание слайда:

Поиск документов Для поиска документов создают и хранят их поисковые образы. Поисковый образ документа (ПОД) – совокупность кодов ведущих ключевых слов (дескрипторов), которые описывают содержание; Ключевые слова и их коды хранятся в специальном словаре – тезаурусе;

Слайд 87

Описание слайда:

Поиск документов Для того, чтобы осуществлять поиск документов, нужно создать информационно-поисковый язык (ИПЯ), в состав которого входит тезаурус и грамматика языка; Чтобы отыскать документ, нужно создать с помощью ИПЯ поисковый образ запроса (ПОЗ), который представляет собой совокупность закодированных ключевых слов, описывающие те документы, которые нужно найти.

Слайд 88

Описание слайда:

В сфере поиска документов определены следующие понятия: Релевантность – степень соответствия найденного документа запросу. Точность поиска – определяется тем, какая часть информации, выданная в ответ на запрос, является релевантной. Высчитывается как отношение объема релевантных запросу документов к общему числу найденных документов.

Слайд 89

Описание слайда:

Полнота поиска – доп. параметр, показывающий, какова доля (или процент) найденных релевантных документов в общем количестве релевантных документов имеющихся в базе. Единица поиска – это квант текста, в пределах которого в данной поисковой системе осуществляется поиск.

Слайд 90

Описание слайда:

Классификация методов поиска документов:

Слайд 91

Описание слайда:

Индексный (двоичный) – применяется в структурированных БД. В таких методах слова интерпретируются как последовательности закодированных символов. Использую систему запросов, система двоичного поиска выбирает точное соответствие для отдельного слова или цепочки слов. Это самый простой вид поиска, но и самый слабый.

Слайд 92

Описание слайда:

Морфологический поиск – т.е. поиск опирающийся на знание морфологии языка, поскольку в языке есть ещё и процессы словообразования, в ходе которого образуются «родственники» слова – другие части речи.

Слайд 93

Описание слайда:

Подразделяют два способа морфологического поиска: Бессловарный метод - в процессе поиска , выявляется основа слова, отделяется от его окончание и выполняется запрос; Поиск «со словарем» - здесь поисковая система имеет словарь основ слова, ссылки от которого указываются на возможные окончания, при этом скорость поиска понижается но существенно возрастает его точность.

Слайд 94

Описание слайда:

Поиск по логической комбинации слов – поиск осуществляется по нескольким словам, т.к. вероятность вхождения двух или трех слов в ненужный документ намного ниже. Существует несколько форм запросов для такого поиска: булевый, поиск по близости, нечеткий запрос.

Слайд 95

Описание слайда:

Long-term Storage- специализированное оборудование и программное обеспечение для долговременного хранения данных

Слайд 96

Описание слайда:

Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры Следует обратить внимание на следующие аспекты: система должна быть простой в установке и конфигурировании; заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение; как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы — по защите, спискам пользователей и т.д.;

Слайд 97

Описание слайда:

Совместимость автоматизированной системы и сложившейся инфраструктуры (продолжение) совместима ли система с другими технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте. Зачастую многие полезные возможности реализованы в продуктах третьих фирм, которые предлагают их в качестве дополнительных компонентов к основной системе; если планируется развитие системы, то на кого будут возложены эти работы.

Слайд 98

Описание слайда:

Примеры систем

Слайд 99

Описание слайда:

Lotus — один из лидеров рынка систем электронной почты и систем для групповой работы. В основе Lotus Domino/Notes лежат семь ключевых технологий: документоориентированная база данных; средства разработки приложений; система тиражирования (реплицирования) данных; электронная почта; средства защиты данных; средства календарного планирования и составления расписаний; Web-технологии и технологии Internet/intranet.

Слайд 100

Описание слайда:

Функциональные возможности платформы Documentum 4i Поддержка различных форматов данных Обработка графических образов документов — аннотирование Настройка рабочей среды пользователя Управление версиями документов и атрибутирование

Слайд 101

Описание слайда:

Использование системы Documentum 4i в качестве платформы для автоматизации управления документами и бизнес-процессами крупных распределенных предприятий имеет следующие преимущества: полная автоматизация управления неструктурированными документами на предприятии; поддержка распределенности и высокая масштабируемость системы проверенная мировым опытом использования в крупнейших корпорациях (пользователями системы являются 1100 корпораций из списка Global 2000, в частности в компании Ford Motors развернуто 154 000 рабочих мест Documentum); быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе Documentum 4i с помощью специальных интерфейсов "без программирования"; открытость системы — возможность интеграции с системами ERP, CRM CAD/CAM, наличие промышленных модулей интеграции с SAP R/3 AutoCad, Lotus Notes, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;

Слайд 102

Описание слайда:

Documentum 4i функционирование в различном аппаратном и программном окружении — поддержка разных операционных систем (Windows NT/2000, SUM Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DBS Sybase); безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступ к документам, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи российской разработки; мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой; наличие типовых решений по управлению базами знаний, документам и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований заказчика; широкий набор средств разработки приложений.

Слайд 103

Описание слайда:

Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот" заключаются в следующем: 1. Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства 2. Реальность в постановке задач. 3. Модульность в сочетании с единой информационной логикой. 4. Экономичность системы для заказчика.

Слайд 104

Описание слайда:

Основные функциональные подсистемы «Кодекс: Документооборот» Служебная корреспонденция Контроль исполнения документов Письма и обращения граждан.

Слайд 105

Описание слайда:

Функции подсистемы «Служебная корреспонденция» Регистрация входящих и исходящих Д Формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного предприятия Организацию движения Д по исполнителям и контроль их исполнения Постановку документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Контроль исполнения»

Слайд 106

Описание слайда:

Функции подсистемы «Контроль исполнения документов» Регистрация контрольных Д, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям Регистрация переносов сроков заданий Автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных Д Формирование соответствующего дела Автоматическая перерегистрация Д при передаче контрольных Д в подведомственные подразделения.

Слайд 107

Описание слайда:

Функции подсистемы «Письма и обращения граждан» Ввод данных о заявителях Регистрация обращений и вопросов, поставленных в них Контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя.

Слайд 108

Описание слайда:

Как показывает практика данный продукт прекрасно зарекомендовал себя в следующих структурах: юридических компаниях и юридических подразделениях фирм; банковском секторе; аудиторских и консалтинговых компаниях; страховых фирмах; различных фондах и архивах; проектных институтах и конструкторских бюро; государственных и муниципальных учреждениях; службах документационного обеспечения управлений.

Слайд 109

Описание слайда:

Основные возможности и преимущества удобная организация работы с документами; максимально низкая вероятность потери документа; эффективный полнотекстовый поисковый механизм; функция автоматической маршрутизации документов и заданий с контролем исполнительской дисциплины; полная интеграция с операционной и почтовой системами; поддержка работы через Internet; высокая безопасность за счет интеграции со средствами защиты информации; поддержка работы в территориально-распределенной среде; низкая стоимость внутреннего сопровождения.

Слайд 110

Описание слайда:

Функциональные возможности системы DOCS Fusion заключаются в следующем: регистрация документов и поручений; работа с документами и их версиями; синхронизация списков пользователей и группы с другими библиотеками DOCS Open; атрибутивный и полнотекстовый поиск в локальных и удаленных библиотеках; просмотр найденных документов с помощью встроенных средств с подсветкой запрашиваемых слов; сохранение параметров запроса;

Слайд 111

Описание слайда:

DOCS Fusion группировка документов в папки; выписка и возврат документов для работы вне корпоративной сети; ведение истории работы с документом; поддержка пользователей и групп; разграничение прав доступа для групп и отдельных пользователей; интеграция со средствами защиты информации; разработка в графическом редакторе контрольно-регистрационных карточек с произвольными атрибутами.