🗊Презентация Тренинг коммуникативной компетентности. День 2. Деловая переписка

тренинг коммуникативной компетентности ДЕНЬ 2 ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

ОТЛИЧИЯ ПИСЕМ

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА *информационные письма: сообщение, извещение, уведомление, * письмо-подтверждение * рекомендательное письмо * гарантийное письмо * расписка * письмо-запрос * объяснительная записка * письмо-просьба * резюме * письмо-предложение * заявление * письмо-приглашение * характеристика * письмо-претензия * доверенность * письмо-благодарность * автобиография

КАК ОПОЗНАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО? наименование документа (пишется посреди строки с прописной буквы без строчки); адресант – отправитель документа; адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, Ф.И.О. в дательном падеже (кому?); дата записывается арабскими цифрами: число, месяц, год (01.06.2013); регистрационные номера; подпись.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

ЭЛЕМЕНТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА? Стандартное обращение (должность, Ф.И.О.), возможно использование прилагательных уважаемый, многоуважаемый, дорогой. Вводная часть – излагается повод для письма. Основная часть – формулируется главная цель письма: предложение, отказ, ответ, просьба, запрос, приглашение, благодарность, гарантия. Заключение – выражается надежда на положительное решение вопроса, на то, что переписка будет продолжена… подпись.

Схема делового письма Реквизиты отправителя Реквизиты адресата ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ (предлог о + сущ. в предложном падеже) или (по вопросу о + сущ. в предложном падеже) (О поставке оборудования или По вопросу о поставке оборудования) ТЕКСТ ПИСЬМА Составители письма (подпись)

Речевые секреты обращения!!! Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый …, или Уважаемый …! Восклицательный знак после обращения подчеркивает значимость и официальный тип письма, а запятая более будничный и личный характер.

Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Иванов! Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Иванов! Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемый Григорий! Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна! При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа! Обращение Уважаемые коллеги! Применяется по отношению к лицам одной профессии. Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок.

Деловые секреты местоимений!!! Как правило, не принято употреблять местоимение я. Вместо я прошу – прошу, вместо я выполнил – мной выполнено. Форма мной решено неправильна, следует писать я решил. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках. При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы (Просим) или указывается название организации. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которого она составляется.

Речевые секреты заключения!!! Могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество. Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением. Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости: С уважением Нина Леонидовна.

Секретные формулы делового заключения!!! Смягчение категоричности изложения: Школа просит, если это возможно, выслать программу конференции. Формула речевого этикета: К сожалению, Ваши требования не могут быть удовлетворены. Связь с предшествующей перепиской: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства … Не рекомендуется употреблять слова, побуждающие адресата к спешке при вынесении решений: срочно, незамедлительно; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: Прошу изучить и решить вопрос положительно. Признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность. своевременный ответ, внимание : Благодарим Вас за … Позвольте выразить признательность за …

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ деловое письмо, которым автор приглашает адресата принять участие в каких-либо событиях, представляющих взаимный интерес. Характеризуется тем что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ деловое письмо, которое можно направить своему партнеру лично, по почте или через Интернет. Письмо-благодарность может быть адресована как отдельному человеку, так и организации. Письмо благодарности содержит: шапку документа, обращение, основной текст, подписью, печать.

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

РАСПИСКА Это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором могут даваться какие-то обязательства. Расписка содержит: наименование документа, указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса получателя (того, кто дает расписку); указание передающего – организации или лица; точное наименование получаемого/ передаваемого; дата; подпись получателя.

Образец расписки РАСПИСКА Я, Матвеева Любовь Ивановна, ученик 6а класса МОУ СОШ № 24, получила со склада новогодние костюмы для проведения мероприятия «Новогодний каламбур» в количестве 7 штук: 1 комплект костюма зайца (4 детали костюма: головной убор- уши, комбинезон, рукавички, пояс) 5 комплектов костюма «Снежинки» (4 детали костюма: головной убор, юбка, кофта. Накидка) 1 комплект костюма «Дед Мороз» (6 деталей костюма: головной убор- уши, кафтан, посох, мешок с надписью «Подарки», маска с бородой) Обязуюсь вернуть в полной сохранности и чистоте до 2 января 2019 года. 28.12.2018 г. (подпись)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА краткое письменное изложение факта и причин, его вызвавших. Объяснительная записка содержит: наименование документа, указание фамилии, имени, отчества, должности (статуса); описание сути происшедшего; дата; подпись получателя.

ОБРАЗЕЦ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ Заместителю директора МБОУ «СОШ № 2» Петровой Н.Н. от Смирновой А.П., учителя географии ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 16 ноября 2013 г. в кабинете № 22 учащимися был сломан макет солнечных часов, инвентарный номер 344. Поломка была совершена в мое отсутствие, так как с 6 по 20 ноября 2013 г. я находилась на стационарном лечении. 21 ноября 2013 г. (подпись)

РЕЗЮМЕ Резюме – краткая анкета физического лица, так называемая профессиональная самоаттестация

фамилия, имя, отчество; фамилия, имя, отчество; домашний адрес; дата и место рождения; контактная информация: номер телефона, факса, e-mail; гражданство; семейное положение; если есть дети, указать их дату рождения; цель (должность, которую хочет получить соискатель); образование (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке); опыт работы (где и кем работал; сведения излагаются в обратном хронологическом порядке); профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером); личностные качества; можно указать, кто готов дать отзыв о работе соискателя; Дата составления резюме.