🗊Презентация Структура делового письма и его реквизиты

Контрольная работа на тему: «Структура делового письма и его реквизиты»

Определение Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Общая структура и реквизиты делового письма

Общая структура написания делового письма

Реквизиты делового письма, 1 1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя. 2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес. 3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк. 4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

Реквизиты делового письма, 2 5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Реквизиты делового письма, 3 6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев). 7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты. 8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

Реквизиты делового письма, 4 9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. 10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. 11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Классификация деловых писем по тематическому признаку и особенности оформления

Классификация по тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров: оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки; рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков

Структура написания оферты шапка – должность, ФИО получателя и наименование организации; номер и дата регистрации письма; заголовок («О …»); обращение (в случае необходимости); текст оферты– здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т.п.; подпись отправителя – руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности и ФИО.

Оферта, бланк образец

Структура написания письма-запроса реквизиты получателя и отправителя; дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают); заголовок (должен отражать суть вопроса); обращение; цель письма; суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.); выражение надежды на сотрудничество; благодарность; подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).

Письмо-запрос, пример.

Структура написания рекламации дата и номер исходящего документа; наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации); наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер; основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.; наименование товара; количество товара; основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено); доказательства нанесенного ущерба; требования по возмещению убытка (сумма претензии); доказательные документы – приложения к письму: акт приемки товара, акт рекламации, товаротранспортная накладная и прочее.

Рекламация, пример

Классификация по тематическому признаку,2: Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений: благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу; гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств; информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата; письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Структура написания благодарственного письма Шапка документа.  Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека. Обращение. Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу. Текст благодарственного письма.  Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.). Подпись.  В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Благодарственное письмо организации

Благодарственное письмо сотруднику

Структура написания гарантийного письма номер и дата исходящего документа; получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании; наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма; текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:  - Гарантируем...  -Настоящим письмом гарантируем...  - Компания "Х" гарантирует...  - Своевременную и полную оплату гарантируем...  - Настоящим гарантируем...  Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств; подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образец гарантийного письма

Структура написания информационного письма Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма. Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов. Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Структура написания письма-напоминания ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки; просьба выполнить условия контракта; основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Образец письма-напоминания

Классификация по тематическому признаку,3: письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.; письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу; письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие; письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.; письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу; сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Структура написания письма-подтверждения Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма. Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами: Сообщаем Вам, что мы получили … Подтверждаем получение … С благодарностью подтверждаем… ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Образец письма-подтверждения

Структура написания письма-поздравления Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с Днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).

Образец письма-поздравления

Структура написания письма-приглашения Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения

Структура написания письма-просьбы Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом. Может содержать следующие типовые фразы: В связи с… Учитывая… Ввиду… Просим Вашего содействия в… Просим Вашего согласия на… Также просим Вас….

Образец письма-просьбы

Структура написания письма-соболезнования Письмо-соболезнование составляется в свободной форме, оформление осуществляется на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки. Может содержать следующие типовые фразы: Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу … Мы были глубоко огорчены, узнав о … Нам трудно поверить печальному известию о …

Образец письма-собозеднования

Спасибо за внимание!