🗊Презентация Технологии работы с базами данных. (Лекция 5)

Лекция 5. Технологии работы с базами данных 1. Информационные модели данных. Реляционная база данных. 2. Системы управления базами данных (СУБД): назначение и основные функции. 3. Структура базы данных. 4. Основные объекты базы данных. Виды связи между объектами базы данных. 5. Средства поиска информации в базе данных. 6. Добавление и расчет новых данных в базу данных. Использование встроенных функций. 7. Анализ данных: расчет количественных показателей, выбор и группировка значений отвечающих заданным условия.

База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, описывающих состояние объектов одной предметной области и их отношений Например, это: библиотечные и архивные системы, телефонные и адресные справочники, данные о наличии и движении товаров, списки сотрудников организации Основным преимуществом базы данных является быстрый поиск и обработка больших объемов информации

Модели баз данных Модели баз данных Иерархические Сетевые Реляционные

Системы Управления Базами Данных (СУБД) - это специальный пакет программ, обеспечивающий взаимодействие пользователя с базами данных: Современные СУБД позволяют обеспечить: пользователя языковыми средствами описания и обработки данных; поддержку логических моделей данных (схему представление физических данных в компьютере); операции создания и обработки данных (выбор, вставка, обновление, управление) защиту и целостность (согласованность) данных, поскольку при коллективном режиме работы многих пользователей возможно использование общих физических данных

СУБД Microsoft Access одна из наиболее распространенных в России, входящая в комплект Microsoft Office, представляет собой простое, но мощное средство хранения и обработки данных представляет совокупность взаимосвязанных объектов: таблиц, форм, запросов, отчетов, страниц, макросов, модулей если в базе данных не содержится никаких объектов (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных и нет, но информация в базе есть – это структура базы данных, которую образуют заданные поля. Изменяя состав полей или их свойства, мы изменяем структуру базы данных.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ: ЭТАП I. разработка проекта базы данных, определение: состава объектов, сведения о которых должны храниться в базе; системы атрибутов для описания объектов; процедур обработки данных; форм представления данных (в ответах на запрос, отчетах)

Таблица – основной объект базы данных предназначенный для хранения элементарных данных и структуры базы (поля, их типы и свойства): Запись (строка) - это совокупность логически связанных полей, описывающих все признаки одного объекта предметной области (например, данные об одном сотруднике); Поле (столбец)- это совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предмеообласти (например, перечень всех фамилий сотрудников фирмы); Имя поля – заголовок таблицы (имена полей объекта); Элементарное данное (ячейка таблицы) – единица данных, описывающая один признак (характеристику) одного объекта предметной области (например, фамилия конкретного сотрудника или название конкретной книги в библиотечной базе данных.

Создание «пустой» базы данных (регистрация файла-базы в папке) Запуск базы данных  Новая база данных  Имя файла (диск, папка) Создать

Внешний вид рабочего окна MS Access

СОЗДАНИЕ Таблицы Описание поля: имя поля тип данных свойства поля

Типы данных полей: Типы данных полей: Текстовый (последовательность символов; фиксированная длина) Числовой (числа в разном формате и разной точности) Денежный (аналогично числовому, но с фиксированным форматом) Счетчик (автоматическая нумерация записей) Дата/время (дата и время в различных форматах) Логический (могут иметь лишь два значения – истина или ложь) Поле MEMO (текст произвольной длины; длина ограничена) Поле объекта OLE (изображения и двоичные данные) Гиперссылка (адрес URL Web-объектов ) Мастер подстановок (выбор значений из раскрывающегося списка или из другой таблицы)

Проект базы данных ДОГОВОР в которой должны содержаться сведения о заключенных договорах, их выполнении, с учетом правовых последствий ненадлежащего выполнения договоров, а также сведения о контрагентах разработаем две таблицы: Договоры и Контрагенты

Система атрибутов для таблицы «Договоры»: Атрибуты 1–10 являются обязательными, т.е. их значения известны при внесении информации о договоре в базу данных Шифр договора (однозначно идентифицирует договор) Вид договора (например, купля–продажа и т.п.) Заказчик (код организации в виде аббревиатуры) Исполнитель (код организации в виде аббревиатуры) Дата заключения (срок заключения) Дата окончания (срок действия) Тип штрафных санкций (определяет способ начисления штрафа при ненадлежащем выполнении договора: % от суммы при типе 1, или % от суммы за каждый день задержки выполнения договора при типе 2; договор может не предусматривать штрафных санкций) Штрафные санкции (% от суммы договора) Договорная сумма Состояние договора («д» – действующий, «о» – оконченный) Атрибуты 10–14 являются определяемыми: их значения «вычисляются» при наступлении определенного события – выполнения договора Дата выполнения (день действительного выполнения договора) Задержка выполнения (количество дней – определяется как разница между датой выполнения и договорной датой окончания) Сумма штрафа (начисляется по просроченным договорам при наличии штрафных санкций) Штрафная задолженность (наличие долга по штрафу, имеет два значения: «да» и «нет»)

Система атрибутов для таблицы «Контрагенты»: 1. Код контрагента (однозначно определяет контрагента) 2. Наименование организации 3. Адрес организации 4. Телефон организации 5. Банковские реквизиты

Ключ таблицы позволяет однозначно идентифицировать запись по ключу производится автоматическая индексация (упорядочение) записей, что облегчает поиск записи по ключу Ключ может быть: простой (единичное поле) составной (совокупность полей)

Таблица «Договоры» в режиме конструктора

СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ Назначение связей:  исключение дублирования данных  согласование или объединение данных из нескольких таблиц

СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ Порядок создания связей: 1. Вызвать окно схемы данных Работа с базами данных  Схема данных 2. Добавить таблицы 3. Протянуть связь от поля главной таблицы к полю связной таблицы 4. Установить флажки в полях: «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных записей» 5. Повторить п. 3–4 для других связей 6. Закрыть окно схемы данных, сохранив результаты

Обеспечение целостности данных - Обеспечение целостности данных - объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей - операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице

Форма - это бланк для заполнения или маска, накладываемая на набор данных: для упрощения процесса ввода данных в базу, для ограничения объема данных, отображаемых на экране, для представления данных в требуемом виде

СОЗДАНИЕ АВТОФОРМ Создание → источник данных (таблицы/запроса) → Форма работа с формой Закрыть → Имя формы

МАСТЕР ФОРМ Шаг 1. Выбор таблицы/запроса и полей Шаг 2. Выбор вида формы Шаг 3. Выбор стиля оформления Шаг 4. Задание имени формы После нажатия кнопки Готово откроется окно созданной формы, которую следует сохранить, используя кнопку на панели инструментов или закрыв окно формы

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ Ввод и редактирование данных: режим формы режим таблицы Используется первая «пустая» запись: «пустое» окно в режиме формы «пустая» строка в режиме таблицы При вводе необходимо заполнять все обязательные поля записи (только после этого возможен переход к следующей записи)

ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ Открыть таблицу в режиме Конструктора Изменения в структуре: Добавление поля Удаление поля Изменение имени поля Изменение типа поля Изменение свойств поля !!!Изменение типа поля может привести к потере данных!!!

ПОИСК ЗАПИСИ ПО КЛЮЧУ Поиск по ключевому полю: выделить поле (столбец) Главная  Найти  Образец ключа  Поиск

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ – упорядочивание по возрастанию/убыванию Сортировка записей по выделенному полю Главная  Сортировка и фильтр  По возрастанию/ убыванию

Запрос – средство для: извлечения данных из одной или нескольких таблиц базы и представления их в удобном виде, обработки данных (сортировки и фильтрации), преобразования данных (внесения изменений и вычисления)

ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ Создание  Конструктор запросов  Добавить таблицу(ы) Формирование запроса в бланке Выполнить Закрыть Сохранить Имя запроса

ВЫЧИСЛЕНИЯ В ЗАПРОСЕ НА ВЫБОРКУ Групповая операция - строка для установки способа группировки. Вставляется в бланк посредством кнопки групповой операции команды меню Конструктор Показать или скрыть  Группировка (разбивка записей на группы по значениям какого-либо поля) Вычисление статистических показателей: SUM (сумма значений поля) AVG (среднее значений поля) COUNT (количество записей в группе) MIN (минимальное значение поля) MAX (максимальное значение поля) ……… Условие (задается условие отбора)

ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ Построитель позволяет конструировать выражение на основе выбора элементов: операторов, функций, имен полей из таблиц, запросов, форм

ЗАПРОС НА ОБНОВЛЕНИЕ

Пример: ЗАПРОСЫ НА ОБНОВЛЕНИЕ

ЗАПРОСЫ С ПАРАМЕТРАМИ Новое выполнение запроса может потребовать изменения условия отбора (не его структуры, а используемых значений). Пример. Ежемесячное составление календарного плана окончания договоров требует изменения начальной и конечной дат диапазона (1.03.00–31.03.00  1.04.00–30.04.00) Средство решения подобного рода задач – создание и использование запросов с параметрами В запросе с параметрами вместо конкретных значений вводят текст, заключенный в квадратные скобки. Этот текст выводится как запрос на ввод конкретного значения при выполнении запроса Пример. Параметр – диапазон дат. Условие отбора по дате:

Пример: ЗАПРОС С ПАРАМЕТРОМ

Пример: ЗАПРОС НА УДАЛЕНИЕ

Отчет - предназначен для отображения: итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде данных на экране или для вывода на печать может включать группировку данных, групповые и вычисляемые поля

Страница - предназначена для обеспечения удаленного доступа к данным базы; страница как объект имеет двойную природу: с одной стороны, это внутренний объект базы, который можно редактировать; с другой стороны, это внешний объект – файл в формате HTML, т.е. Web-документ, который можно разместить на Web-странице

Макрос - предназначен для автоматизации часто выполняемых операций макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие по заполнению, отбору данных и т.п

Модуль - предназначен для оформления процедур обработки данных, которые невозможно реализовать с помощью команд и макрокоманд MS Access