🗊Презентация Защита и обработка конфиденциальных документов. Порядок работы исполнителя с конфиденциальными документами

Лекция № 6: «Порядок работы исполнителя с конфиденциальными документами»

Общие правила работы с КД. Общие правила работы с КД. Особенности работы с КД. Правила передачи КД исполнителям.

ЗАКОНОМЕРНО: ЗАКОНОМЕРНО: Похищают, уничтожают или фальсифицируют не те документы, с которыми работают злоумышленники, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Наиболее вероятный объект атаки - работник службы КД или референт руководителя.

При «выходе» документа за пределы службы КД его уязвимость возрастает за счет санкционированного ознакомления с ним различных исполнителей и должностных лиц. При «выходе» документа за пределы службы КД его уязвимость возрастает за счет санкционированного ознакомления с ним различных исполнителей и должностных лиц. Ответственность за сохранность КД и предотвращение утраты конфиденциальности несут исполнители и руководители подразделений (направлений деятельности) организации.

знакомиться только с теми КД, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей; знакомиться только с теми КД, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей; немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на всех типах носителей) для проверки их наличия и комплектности; вести совместно с работником службы учет находящихся у них КД;

ежедневно проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД; ежедневно проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД; немедленно сообщать руководителю и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов; сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним; сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документам, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения; использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документам, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения; сообщать кому-либо устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью; вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта); обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта); знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их ПК без письменного разрешения первого руководителя; переписывать сведения из КД на неучтенные носители информации; вносить и пользоваться в помещениях, предназначенных для работы с КД личными техническими устройствами, позволяющими копировать информацию; выносить за территорию организации любые документы без письменного разрешения первого руководителя;

оставлять документы на рабочем столе, или открытый рабочий стол при любом по длительности выходе из помещения; оставлять документы на рабочем столе, или открытый рабочий стол при любом по длительности выходе из помещения; хранить КД вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения; разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях; разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности и защиты информации в организации.

Работа с КД разрешается сотрудникам на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. Работа с КД разрешается сотрудникам на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии условий сотрудники работают с КД, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.

Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе КД лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе КД лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери. Для работы с КД сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса КД внутри здания организации, номерной личной металлической печатью.

КД сдается, каждый конфиденциальный документ в отдельности или в рабочей папке (кейсе). КД сдается, каждый конфиденциальный документ в отдельности или в рабочей папке (кейсе). При наличии у сотрудника нескольких КД, необходимых для ежедневной длительной работы, документы укладываются в запираемый кейс, опечатываются личной печатью сотрудника и сдаются в службу КД. Кейсы выдаются исполнителям в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск, специальный жетон или под роспись в специальной учетной форме.

Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должны находиться только тот КД и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Сотрудникам не разрешается хранить КД, на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале.

Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте запрещается! Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте запрещается! Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться: первый руководитель организации; заместители руководителя; сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя.

перенести всю информацию из ПК на гибкие носители информации; перенести всю информацию из ПК на гибкие носители информации; стереть информацию с жестких дисков; проверить наличие всех КД (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности; сдать документы в службу КД.

отключить ПК (заблокировать доступ персональным ключом); отключить ПК (заблокировать доступ персональным ключом); проверить наличие и комплектность открытых документов и дел; проверить закрытие шкафов, сейфов и опечатать их; отключить электроэнергию; закрыть и опечатать помещение; сдать помещение под охрану.

Отметки о закрытии и вскрытии помещений сотрудниками, об отключении ТСО делаются в журнале службы охраны с росписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Отметки о закрытии и вскрытии помещений сотрудниками, об отключении ТСО делаются в журнале службы охраны с росписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от помещений хранятся в сейфе в службе охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение. Уборка рабочих помещений разрешается только в присутствии ответственного лица и под его наблюдением.

Работниками службы КД регулярно проверяется ПО ПК для работы с КД. Работниками службы КД регулярно проверяется ПО ПК для работы с КД. Резервные и страховые копии всех документов хранятся в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя подразделения (организации), в присутствии исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа. Любое санкционированное или несанкционированное обращение к электронной конфиденциальной информации регистрируется. Применение персоналом собственных защитных мер при работе с ПК не допускается.

Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки. Электронные документы передаются в базу данных исполнителя с предварительным внесением исполнителем в электронную учетную карточку документа, своей электронной подписи. Все полученные исполнителем КД (бумажные, на машинном носителе и электронные) вносятся им в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись предназначена для проверки наличия документов и записи отметок службы КД о возврате документов исполнителем. Опись хранится у исполнителя, ее электронный контрольный аналог может включаться в базу данных службы КД. При возврате исполнителем документа в службу КД проверяются соответствие документа учетной форме и его комплектность (сохранность и целостность) документа, приложений, сопроводительного письма. Количество листов просчитывается и вносится в учетную форму при любой передаче документа.

Работник службы КД, принявший документ, ставит подпись в учетной карточке документа, внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, и делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале (или электронной описи). Работник службы КД, принявший документ, ставит подпись в учетной карточке документа, внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, и делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале (или электронной описи). При передаче документа на другой участок службы КД для помещения в дело, отправки или постановки на инвентарный учет, вместе с документом передается и его учетная карточка, которая потом возвращается с отметкой о выполненных операциях. Подписи за полученные документы и карточки проставляются должностными лицами в передаточном журнале.