🗊Презентация Цель управления проектом и успешность проекта. SMART-критерии в целеполагании. (Тема 5)

Тема 5. Цель управления проектом и успешность проекта

Содержание Цель проекта. SMART-критерии в целеполагании. Аналитические методы. Требования к проекту. Окружение проекта. Жизненный цикл проекта. Эффективность проекта.

Устав проекта Устав проекта (Project Charter) является официальной авторизацией проекта и разрабатывается Руководителем проекта с привлечением членов команды управления проектом со стороны Исполнителя. Устав проекта согласовывается с командой управления проектом со стороны Заказчика и утверждается Спонсорами проекта как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. Процесс разработки Устава проекта относится к группе процессов Инициация и осуществляется в фазе (на этапе) проекта внедрения ИС, которая имеет свое специфическое название в каждой методологии внедрения ИС, например, "Предварительное определение проекта","Определение проекта" - методология внедрения продуктов Microsoft, "Концепция" - методология внедрения ASUP. Исходными документами для разработки Устава проекта внедрения ИС являются контракт и результаты предпроектного обследования, определяющие содержание работ по проекту. Результаты предпроектного обследования оформляются в виде отчета, включая описание бизнес-процессов верхнего уровня.

Цели проекта Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем. При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту. Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям ( SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound ): Конкретные (Specific) - позволяющие сформировать расписание проекта; Измеримые (Measurable) - позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен; Достижимые (Achievable) - принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика; Приносящие результат (Relevant) - соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе; Ограниченные во времени (Time-bound) - реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта. Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.

Примеры формулировок целей: Примеры формулировок целей: Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга. Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний. Разработка инструментальных средств развертывания/тиражирования полученного решения во всех дочерних компаниях Холдинга.

SMART-критерии в целеполагании Аббревиатура SMART расшифровывается следующим образом: Specific — конкретный,  Measurable — измеримый,  Attainable — достижимый,  Relevant — значимый,  Time-bounded — обозначенный во времени. Таким образом, «умная» цель должна быть конкретной, измеримой, значимой, достижимой и соотноситься с определенным сроком.

Конкретность означает, что результатом формулировки цели является ответ на вопрос «что сделать?». В постановке цели не должно быть слов, не несущих смысловой нагрузки (оптимальный, достойный и т.п.). Цель необходимо сформулировать таким образом, чтобы сотрудники не могли интерпретировать ее по-своему. Конкретность означает, что результатом формулировки цели является ответ на вопрос «что сделать?». В постановке цели не должно быть слов, не несущих смысловой нагрузки (оптимальный, достойный и т.п.). Цель необходимо сформулировать таким образом, чтобы сотрудники не могли интерпретировать ее по-своему. Измеримость предполагает наличие критериев, которые позволят определить степень достижения цели. Если речь идет о количественной измеримости, нужно оперировать цифрами, если о качественной — к формулировке цели следует приложить техническое задание.

На практике чаще всего используются такие критерии: На практике чаще всего используются такие критерии: проценты или соотношения (когда возможны планирование и анализ предыдущих периодов деятельности компании, например, «увеличение объема продаж на 50%»); внешние стандарты (в ситуациях, когда нужно получить отклик «со стороны»: например, если цель — повысить уровень сервиса, то критерий — наличие положительных клиентских отзывов); частота события (например, критерием успешности работы сотрудника может служить повторное обращение к нему клиентов); средние показатели (к примеру, если целью является поддержание эффективности работы, часто как эталон сравнения используют стандарты аналогичных производств данной отрасли, стандарты качества других компаний и пр.); время (когда нужно получить результат за определенный срок, к примеру — увеличить продажи на 50% за год); запреты (специфический критерий: если, например, поставлена цель минимизации брака, то устанавливают его граничный процент); соответствие корпоративным стандартам (если в компании действуют стандарты выполнения работы, то критерий — выполнение работы согласно нормативному документу); утверждение у руководства (если установлен критерий — руководство должно одобрить результаты работы, то подчиненные будут стремиться к обратной связи с начальником в процессе ее выполнения. Пример постановки задачи: разработать проект за две недели. Критерий — «утвердить у меня»).

Для обеспечения достижимости целей руководитель должен учитывать профессиональные и личные качества подчиненных, при этом не занижая целевую «планку» и поддерживая достаточно напряженный ритм работы. Для обеспечения достижимости целей руководитель должен учитывать профессиональные и личные качества подчиненных, при этом не занижая целевую «планку» и поддерживая достаточно напряженный ритм работы. Существует несколько способов установления этой планки. Первый — поэтапное повышение: руководитель, немного подняв «планку», смотрит, подготовлен ли сотрудник к более высоким требованиям, и, ориентируясь на полученный результат, передвигает «планку» дальше или нет. Этот вариант подходит для новичков (помогает понять, на что они способны), а порой — и для опытных, но не уверенных в себе (дает им возможность, выполняя все более сложные задания, обрести уверенность в собственных силах). Второй вариант — постановка такой цели, которая потребует от сотрудника повысить результаты работы, которые на данный момент еще далеки от его предельных возможностей. Это подходит для опытных специалистов, не стремящихся выделиться и не ищущих новизны. Благодаря такому подходу они не будут чувствовать себя угнетенными из-за чрезмерных требований и в то же время смогут улучшить свою результативность.

Третий вариант — постановка цели потребует существенно повысить результативность, приблизившись к предельным возможностям. Он подходит инициативным и опытным сотрудникам, желающим добиться повышения по службе и готовым работать более напряженно. Третий вариант — постановка цели потребует существенно повысить результативность, приблизившись к предельным возможностям. Он подходит инициативным и опытным сотрудникам, желающим добиться повышения по службе и готовым работать более напряженно. Четвертый вариант — постановка цели, превышающей возможности человека. Он полезен для наиболее амбициозных сотрудников.

Придуман способ, с помощью которого можно сделать цели компании еще «умнее» (SMARTER). Традиционный SMART дополнен двумя новыми критериями, позволяющими повысить вероятность достижения цели, а именно: Придуман способ, с помощью которого можно сделать цели компании еще «умнее» (SMARTER). Традиционный SMART дополнен двумя новыми критериями, позволяющими повысить вероятность достижения цели, а именно: Evaluated — каждому этапу в достижении цели руководитель должен дать оценку, то есть наладить обратную связь; Reviewed — цель должна периодически пересматриваться и корректироваться руководителем на основании изменений внутри и вовне компании, например: в связи с появлением новых технологий и отмиранием старых, возникновением очередного рынка, изменением вкусов потребителей и т.д.

Обратная связь может быть реализована различными способами: Обратная связь может быть реализована различными способами: подробное объяснение задачи; разговор с подчиненным, в результате которого он сам объясняет, что, по его мнению, от него требуется; наблюдение за процессом выполнения работы; промежуточные отчеты подчиненного о степени выполнения поставленной задачи.

Процесс управления по целям состоит из следующих этапов: Процесс управления по целям состоит из следующих этапов: 1. Анализ тенденций во внешней среде. 2. Постановка целей для всей компании. При этом нужно определить, какими критериями руководствоваться в выборе целей и какими ресурсами располагает организация. 3. Выстраивание иерархии целей. Для всех подразделений компании устанавливаются такие цели, чтобы их реализация вела к достижению общих целей. 4. Постановка индивидуальных целей. В последнюю очередь формулируют конкретные цели для каждого сотрудника.

Аналитические методы Аналитический метод, или метод аналитических экспертных оценок, предполагает длительную и тщательную самостоятельную работу эксперта по анализу тенденций, оценки состояния и путей развития прогнозируемого объекта. Этот метод позволяет эксперту использовать всю доступную информацию об объекте прогноза. Свои соображения он оформляет в виде докладной записки. Психологическое давление на эксперта в этом случае минимально. Основными принципами методов индивидуальных экспертных оценок является максимальная возможность использования индивидуальных способностей эксперта и незначительность психологического давления на него.

Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Общая схема процессов: Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат, и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. Общая схема процессов: • Стоимостная оценка – определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта; • Разработка бюджета расходов – суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ и формирование базового плана по стоимости; • Управление стоимостью – воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта

Управление стоимостью проекта касается прежде всего стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций. Однако при управлении стоимостью проекта следует учитывать, как принимаемые решения скажутся на стоимости эксплуатации, обслуживания и технической поддержки продукта, услуги или результата проекта. Управление стоимостью проекта касается прежде всего стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций. Однако при управлении стоимостью проекта следует учитывать, как принимаемые решения скажутся на стоимости эксплуатации, обслуживания и технической поддержки продукта, услуги или результата проекта.

Управление стоимостью проекта включает в себя: Управление стоимостью проекта включает в себя: • Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости; • Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение; • Управление фактическими изменениями по мере их возникновения; • Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх авторизованных пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом; • Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости; • Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости;

Защита правил использования утвержденных ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них не были внесены неверные, несоответствующие или неутвержденные изменения; Защита правил использования утвержденных ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них не были внесены неверные, несоответствующие или неутвержденные изменения; Информирование соответствующих участников проекта об утвержденных изменениях; Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах.

Процессы управления рисками проекта включают в себя следующее: Процессы управления рисками проекта включают в себя следующее: • Планирование управления рисками – выбор подхода, планирование и выполнение операций по управлению рисками проекта; • Идентификация рисков – определение того, какие риски могут повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик; • Качественный анализ рисков – расположение рисков по степени их приоритета для дальнейшего анализа или обработки путем оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект; • Количественный анализ рисков – количественный анализ потенциального влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта; • Планирование реагирования на риски – разработка возможных вариантов и действий, способствующих повышению благоприятных возможностей и снижению угроз для достижения целей проекта; • Мониторинг и управление рисками – отслеживание идентифицированных рисков, исполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности на протяжении жизненного цикла проекта.

Оценка эффективности внедрения системы управления проектами можно условно разделить на две составляющие: Оценка эффективности внедрения системы управления проектами можно условно разделить на две составляющие: • экономическая компонента или количественные показатели (то есть система показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения); • процессная составляющая или качественные показатели (позволяющая оценить степень соответствия результата внедрения поставленным целям и задачам)

Существуют три основные характеристики, позволяющие количественно оценить полезность любого проекта для предприятия в целом (если проект не выполняется ради соблюдения установленных законом и иных обязательных требований к организации): Существуют три основные характеристики, позволяющие количественно оценить полезность любого проекта для предприятия в целом (если проект не выполняется ради соблюдения установленных законом и иных обязательных требований к организации): – производительность – стоимость продукции и услуг, поставленных потребителям, за вычетом прямых расходов на приобретение товаров и услуг у сторонних поставщиков, за определенный период времени; – объем инвестиций – все капитальные вложения и вложения средств в запасы на всех уровнях. В них входят любые затраты, срок амортизации которых превышает один финансовый год; – текущие расходы – любые средства, расходуемые организацией для преобразования инвестиций в готовый продукт.

Следовательно, любой проект, полезный для организации, должен отвечать хотя бы одному из следующих требований: Следовательно, любой проект, полезный для организации, должен отвечать хотя бы одному из следующих требований: – содействовать повышению производительности организации; – способствовать сокращению объемов инвестиций; – содействовать сокращению текущих расходов; – комплексно влиять на все три характеристики, обеспечивая заметное улучшение текущих и будущих основных показателей организации.

1. Ограниченность (по времени, целям и задачам, результатам и т. д.) - это характеристика проекта, позволяющая контролировать ход его реализации по четко определенным этапам на основании обозначенных, измеряемых результатов каждого этапа. 1. Ограниченность (по времени, целям и задачам, результатам и т. д.) - это характеристика проекта, позволяющая контролировать ход его реализации по четко определенным этапам на основании обозначенных, измеряемых результатов каждого этапа. Ограниченность проекта означает, что он содержит: - этапы и конкретные сроки их реализации; - четкие и измеряемые задачи; - конкретные и измеряемые результаты; - планы и графики выполнения работ; - конкретное количество и качество ресурсов, необходимых для реализации. 2. Целостность - общий смысл проекта ясен и очевиден, каждая его часть соответствует общему замыслу и предполагаемому результату. 3. Последовательность и связность - логика построения частей, которые соотносятся и обосновывают друг друга. Цели и задачи напрямую вытекают из поставленной проблемы. Бюджет опирается на описание ресурсов и сочетается с планом.

4. Объективность и обоснованность - доказательность того, что идея проекта, подход к решению проблемы оказались не случайным образом, а являются следствием работы авторов по осмыслению ситуации и оценки возможностей воздействия на нее. 4. Объективность и обоснованность - доказательность того, что идея проекта, подход к решению проблемы оказались не случайным образом, а являются следствием работы авторов по осмыслению ситуации и оценки возможностей воздействия на нее. 5.Компетентность автора и персонала - адекватное выражение осведомленности авторов в проблематике, средствах и возможностях решения вопроса. Владение персонала технологиями, механизмами, формами и методами реализации проекта. 6. Жизнеспособность - определение перспектив развития проекта в дальнейшем, возможности его реализации в других условиях, чем он может быть продолжен.

Алгоритм проекта Аннотация: краткое описание всех разделов проекта. Постановка проблемы: определение проблемы или проблем, которые будут решаться в ходе реализации проекта. Цели и задачи проекта: определение целей деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач. Стратегия и механизмы реализации проекта: перечень способов реализации проекта. Оценка результативности проекта: характеристика планируемых результатов и способов их оценки. Бюджет: смета расходов с обоснованными комментариями.

Окружение проекта Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п. Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее. Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта. Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

Жизненный цикл проекта Жизненный цикл означает, что проекты имеют ограниченный отрезок времени существования, и что существуют предсказуемые изменения в уровне усилий и внимания к жизни проекта. В литературе по управлению проектом существует несколько моделей жизненного цикла. Многие из них применимы к конкретной отрасли промышленности или типу проекта. Например, проект разработки нового программного обеспечения может состоять из 5 фаз: постановка задачи (определение сути работ), проектирование, кодирование (программирование), интеграция/тестирование эксплуатация.

Эффективность проекта. Современная финансовая теория выделяет четыре основных показателя эффективности вложений (проекта): • Внутренняя норма дохода (IRR - Internal Rate of Return); • Чистая приведенная (текущая) стоимость (NPV - Net Present Value); • Срок окупаемости (PB - Payback Period); • Норма возврата инвестиций (ROI - Return of Investment)

ROI (Return of Investment) - это количественный показатель, отражающий финансовую выгоду от вложений. Рассчитывается как отношение чистого дисконтированного дохода, ожидаемого от внедрения СУП к общей сумме инвестиций. Формула расчета имеет следующий вид: ROI (Return of Investment) - это количественный показатель, отражающий финансовую выгоду от вложений. Рассчитывается как отношение чистого дисконтированного дохода, ожидаемого от внедрения СУП к общей сумме инвестиций. Формула расчета имеет следующий вид: , где V –выгоды от внедрения СУП I- сумма инвестиций в проект Успешными считаются те инвестиции, значение ROI для которых превышает 100%. В данном случае за 100% принимается общая сумма инвестиций (вложений). Соответственно, если ROI принимает значение меньше 100%, то это свидетельствует о невозможности «возврата инвестиций». Главная проблема при расчете показателя представляется в том, чтобы оценить реальные выгоды от внедрения СУП.

В целом, выгоды от внедрения СУП рекомендуется делить на прямые и непрямые. В целом, выгоды от внедрения СУП рекомендуется делить на прямые и непрямые. К прямым выгодам относятся все «расчетные» доходы, которые можно подсчитать что называется «до копейки». Непрямые выгоды учесть сложнее. К таким выгодам относится, например, «эффект времени и производительности труда» - время, сэкономленное сотрудником за счет более быстрого выполнения своих функций в результате внедрения новых технологий, умножают на стоимость его рабочего часа. При неуверенности в исходных данных, полученная сумма умножается на поправочный коэффициент. Непрямые выгоды также во многом зависят от специфики каждой компании (такие выгоды иногда еще называют «тонкий эффект»).

В частности, к затратам будут относиться: В частности, к затратам будут относиться: • затраты на программное обеспечение и его поддержку; • стоимость аппаратных средств, с учетом амортизации и обслуживания; • консалтинговые услуги; • рабочее время персонала, вовлеченного в процесс разработки; • обучение персонала; • другие затраты.