🗊Презентация Стилистические особенности деловой переписки

Стилистические особенности деловой переписки ВЫПОЛНИЛИ: Сулейманова Алсу Белодедова Екатерина ГМУ2-4

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА-ЭТО? это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

ОСОБЕННОСТИ 1)Тон изложения текста служебного письма должен быть нейтральным описание ситуации и событий должны быть исключительно констатацией фактов, например: Компания предлагает продукцию известных европейских производителей. Комиссия провела проверку и установила нарушения в системе учета товаров при их поступлении на склад предприятия. 2) Точность и четкость изложения мысли в текстах служебных писем достигаются в результате: применения терминологической лексики 3) В текстах писем следует избегать многозначности и использование непонятных терминов и иностранных слов.

Особенности 4) При написании писем используют личные местоимения. В письмах, адресованных конкретному лицу, местоимение "Вы" и все его варианты ("Ваш", "Вас", "Вам", "Вами") следует писать с большой буквы Без личных местоимений, как правило, составляют письма, адресованные учреждению, например: Просим рассмотреть наши предложения... Направляем замечания к проекту.. 5) Текст письма не следует начинать с названия учреждения (Министерство юстиции Украины направляет..., ЗАО "Луч" предлагает...), поскольку служебные письма составляют на бланке, где уже указано полную, а иногда и сокращенное название учреждения.

Особенности С целью аргументации и подтверждения определенных действий (отказов, рекомендаций, разъяснений, поручений, просьб и т.д.) к письмам включают ссылки на нормативно-правовые акты, например: В Соответствии со ст. б Закона Украины "О электронные документы и электронное документооборот"... В Соответствии с п. 4.5.4. Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 за № 497/5598...

Специфические черты официально-делового общения подчеркнутая официальность и деловитость; адресность (наличие отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем); устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем; лексическое и композиционное единообразие содержания письма; максимально нейтральный тон изложения; точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания письма; лаконичность изложения содержания.

Рекомендации при составлении писем Излагайте суть преимущественно простыми, короткими предложениями, старайтесь избегать причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций. Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи. Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться. Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам

Рекомендации при написании электронных сообщений —быть внимательным к другим; писать кратко и придерживаться темы. Электронная почта создана для рассылки писем, а не для сочинения диссертаций; —файлы-подписи должны быть небольшими (не больше пяти-шести строк). Многие пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позвляют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению; - НЕ НАДО ПИСАТЬ ПИСЬМА ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ! Поскольку электронные письма можно только читать, а не слышать, то нет возможности выразить свои эмоции, например так, как это можно было бы сделать во время разговора по телефону. TEКСТ, НАПИСАННЫЙ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, в электронной переписке воспринимается как КРИК! — не следует рассылать сообщения, не содержащие никакой важной и полезной информации, что может вызвать раздражение адресата, так как побуждает его выбрасывать из своего почтового ящика ненужные сообщения, кроме того, это напрасная трата ресурсов Интернета.