🗊Презентация Делопроизводство в образовательном учреждении

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО в образовательном учреждении

Обработка документа (электронного или бумажного) требует серьезных материальных и трудовых затрат. Обработка документа (электронного или бумажного) требует серьезных материальных и трудовых затрат. Согласно данным: – ежегодно в мире появляется около 6 млрд документов; – суммарная стоимость обработки потока документов на предприятиях составляет 15 % от их дохода; – документы отнимают 60 % трудового времени офисных служащих; – 45 % фонда оплаты труда составляют затраты на оплату обработки документов; – 85 % документов никогда не потребуются снова; – 50 % документов являются дубликатами; – 60 % документов устарели. (По материалам журнала «ASAP» и исследованиям «Delphi Consulting Group»)

Недостатки бумажного делопроизводства и документооборота – процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществляются «посыльными», что приводит к потерям большого количества времени на перемещение работников по территории, низкой оперативности ознакомления работников с резолюциями руководителей, срыву сроков выполнения документов; – отсутствует возможность проследить «жизненный цикл» документа и, как следствие, возможность получить полный объем информации для принятия управленческих решений; – нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый вручную путем проставления отметок в журналах и ежедневниках, приводит к снижению ответственности исполнителей; – отсутствие единого электронного архива документов порождает многократное тиражирование бумажных экземпляров, неудобства в организации одновременной работы нескольких исполнителей с документом, неэффективность поиска документов в текущем архиве и архиве за прошлые периоды.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это система документального оформления работы учреждения.

Документ с латинского – свидетельство, доказательство. Для того, чтобы его можно было рассматривать в качестве доказательства, он должен обладать юридической силой. Документ с латинского – свидетельство, доказательство. Для того, чтобы его можно было рассматривать в качестве доказательства, он должен обладать юридической силой. Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Нормативная база делопроизводства Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68); Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 20.12.2000 №03-51/64); ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Под унификацией понимают приведение документов к единообразию: установление оптимального количества реквизитов, определение стандартных форматов бумаги, установление постоянного места расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимают установление единых норм и требований к документам. Под стандартизацией документов понимают установление единых норм и требований к документам. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; более активное использование компьютеров при составлении документов.

Юридическая сила документа – это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство документа служить подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Реквизит (от латинского reqwisitum – требуемое, необходимое) – информационный элемент документа. Реквизит (от латинского reqwisitum – требуемое, необходимое) – информационный элемент документа.

Виды классификации документов

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Реквизиты: Реквизиты: название, ФИО доверителя с указанием места жительства и паспортных данных, ФИО доверенного лица с указанием места жительства и паспортных данных, содержание, подпись, дата; подпись должностного лица, удостоверяющего подпись доверителя, дата, печать.

ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Договор об отношениях между учредителем и образовательным учреждением Наличие договора обеспечит правовую четкость в определении функций сторон и их ответственности. Главным в договоре является определение системы бюджетного финансирования образовательного учреждения. Также указываются принципы, нормативы финансирования, возможности и порядок их изменения, сроки финансирования, ответственность учредителя (например, материальную задержку финансирования), а также оговаривается порядок приема в ОУ, порядок согласования открытия с учетом интересов родителей классов компенсирующего обучения, вопросы, связанные с развитием учебно-материальной базы и др.

Договор об отношениях между учредителем и образовательным учреждением Реквизиты: Наименование вида документа, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи сторон, его заключивших.

Должностная инструкция - документ, который регламентирует правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала. Регламентирует закрепление функций работника, а также закрепляет должностные обязанности и права работника, требование организации к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям.

Должностная инструкция Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Основные разделы: Общие положения, Функции, Должностные обязанности, Права, Ответственность, Взаимоотношения. Связи по должности. Утверждается руководителем ОУ. Доводятся до сведения работников под расписку.

ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Письмо – документ, который применяется для обмена информацией между организациями, между организациями и частными лицами в процессе осуществления деятельности. Письмо – документ, который применяется для обмена информацией между организациями, между организациями и частными лицами в процессе осуществления деятельности.

Обязательные реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; регистрационный индекс (номер); дата; текст; подпись; печать. Обязательные реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; регистрационный индекс (номер); дата; текст; подпись; печать. Текст справки личного характера следует начинать с ФИО в им. падеже, не рекомендуется использовать «Настоящая дана…», «Настоящим подтверждает…». Типовая справка позволяет использовать трафаретные тексты.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения для руководства организации. Представления составляют в случае поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, программы и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Различают: 1. объяснительные записки, составляемые по производственным вопросам (объяснительные (пояснительные) записки, сопровождающие основной документ (отчет, программу, план и т.д.) и поясняющие содержание отдельных положений этого документа; 2. объяснительные записки, составляемые по трудовым правоотношениям. Текст должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. ТК РФ трактует объяснительную записку как право работника на самозащиту. Работодатель обязан затребовать у работника объяснение, но работник вправе и отказаться его представить. При составлении имеет принципиальное значение указание даты ее составления и дата проступка, т.к. дисциплинарное взыскание возможно не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника.

Стенографические, в которых весь ход заседания записывается подробно; Стенографические, в которых весь ход заседания записывается подробно; Полные, содержащие кроме обсуждаемых вопросов и принятых решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; Краткие, в которых записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Стадии подготовки: Стадии подготовки: 1. Изучение существа вопроса. 2. Сбор необходимой информации по существу поставленного вопроса. 3. Подготовка проекта приказа. 4. Согласование проекта приказа. 5. Подпись приказа руководителем учреждения.

Распорядительной (перечисляют предписываемые действия). Распорядительной (перечисляют предписываемые действия). Начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ с новой строки (без абзаца) прописными буквами, после него ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с конкретного действия (осуществить, обеспечить и т.д.) В отдельном пункте называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением. «Контроль за исполнением приказа возложить на …»