🗊Презентация Механизмы планирования проектов

Механизмы планирования проекта к.г.н., доцент Бубин М.Н. 2017г.

Проектный анализ Цель проектного анализа — определить результаты (ценность) проекта. Структура проектного анализа Принято различать следующие виды проектного анализа: технический; финансовый; коммерческий; экологический; организационный (институциональный); социальный; экономический. До принятия решения об осуществлении проекта необходимо рассмотреть все его аспекты на протяжении всего проектного цикла.

Технический анализ В рамках технического анализа инвестиционных проектов изучают: технико-технологические альтернативы; варианты местоположения; размер (масштаб, объем) проекта; сроки реализации проекта в целом и его фаз; доступность и достаточность источников сырья, рабочей силы и других потребных ресурсов; емкость рынка для продукции проекта; затраты на проект с учетом непредвиденных факторов; график проекта. В процессе поэтапно проводимого технического анализа уточняются смета и бюджет проекта. При этом уточняются физические и ценовые непредвиденные факторы, которые приводят к непредвиденным расходам.

Коммерческий анализ Задача коммерческого анализа — оценить проект с точки зрения конечных потребителей продукции или услуг, предлагаемых проектом. В общем виде решаемые при этом задачи можно свести к трем: маркетинг; источники и условия получения ресурсов; условия производства и сбыта.

Коммерческий анализ В результате коммерческого анализа надлежит ответить на такие вопросы, как: где будет продаваться продукция? имеет ли рынок достаточную емкость, чтобы поглотить всю выпускаемую продукцию без влияния на ее цену? если вероятно подобное влияние на цену, то каково оно? останется ли проект жизнеспособным, с финансовой точки зрения, при новой цене? какую долю общей емкости рынка может обеспечить предлагаемый проект? предназначена ли выпускаемая продукция для местного потребления или идет на экспорт? какие финансовые мероприятия потребуются для продвижения продукции на рынок и какие резервы надлежит предусмотреть в проекте для финансирования маркетинга? способны ли существующие методы поставок гарантировать своевременность поставок и устранить перебои? практикуются ли конкурсные торги для установления справедливых цен? кто разрабатывает спецификации на необходимые закупки?

Экологический анализ Задача экологического анализа инвестиционного проекта — установление потенциального ущерба окружающей среде, наносимого проектом как в инвестиционный, так и в постинвестиционный период, а также определение мер, необходимых для смягчения или предотвращения этого эффекта. Поэтому в план проекта должны включаться соответствующие руководящие стандарты, а также меры обеспечения соблюдения этих стандартов. По данным Всемирного банка, расходы на необходимые меры по защите окружающей среды составляют не более 3% общих затрат на проект. Существенно больших — до 10% — затрат требуют те проекты, которые нуждаются во включении защитных мер после завершения их разработки.

Организационный анализ Цель организационного анализа — оценить организационную, правовую, политическую и административную обстановку, в рамках которой проект должен реализовываться и эксплуатироваться, а также выработать необходимые рекомендации в части: менеджмента; организационной структуры; планирования; комплектования и обучения персонала; финансовой деятельности; координации деятельности; общей политики.

Основные задачи организационного анализа определение задач участников проекта применительно к действующему законодательству и подзаконным актам (инструкциям, регламентам и пр.); оценка сильных и слабых сторон участников проекта с точки зрения материально-технической базы, квалификации, структур, финансового положения; оценка возможного влияния законов, политики и инструкций на судьбу проекта — особенно в части защиты окружающей среды, заработной платы, цен, государственной поддержки, внешнеэкономических связей; разработки мер по устранению слабых сторон участников проекта, выявленных в процессе анализа, а также снижению отрицательного воздействия окружения проекта (законы, политика, инструкции); разработка предложений по совершенствованию вышеупомянутых организационных факторов, влияющих на эффективность проекта.

Социальный анализ Цель социального анализа — определение пригодности вариантов плана проекта для его пользователей. Результаты социального анализа должны обеспечить возможность стратегии взаимодействия между проектом и его пользователями, которая располагала бы поддержкой населения и способствовала достижению целей проекта.

Области социального анализа социокультурные и демографические характеристики населения, затрагиваемого проектом (количественные характеристики и социальная структура); организация населения в районе действия проекта, включая структуру семьи, наличие рабочей силы, доступ к контролю за ресурсами; приемлемость проекта для местной культуры; стратегия обеспечения необходимых обязательств от групп населения и организаций, пользующихся результатами проекта.

Виды социальных результатов проекта Основные виды социальных результатов проекта, подлежащих отражению в расчетах эффективности: изменение количества рабочих мест в регионе; улучшение жилищных и культурно-бытовых условий работников; изменение условий труда работников; изменение структуры производственного персонала; изменение надежности снабжения населения отдельными видами товаров; изменение уровня здоровья работников и населения; экономия свободного времени населения.

Оценка жизнеспособности проекта Для оценки жизнеспособности проекта сравнивают варианты проекта с точки зрения их стоимости, сроков реализации и прибыльности. Отвечает на следующие вопросы: возможность обеспечить требуемую динамику инвестиций; способность проекта генерировать потоки доходов, достаточных для компенсации его инвесторам вложенных ими ресурсов и взятого на себя риска.

Работа по оценке жизнеспособности проекта Работа по оценке жизнеспособности проекта обычно проводится в 2 этапа: из альтернативных вариантов проекта выбирается наиболее жизнеспособный; для выбранного варианта проекта подбираются методы финансирования и структура инвестиций, обеспечивающие максимальную жизнеспособность проекта.

Финансовая реализуемость проекта Финансовая реализуемость - показатель (принимающий два значения — «да» или «нет»), характеризующий наличие финансовых возможностей осуществления проекта. Требование финансовой реализуемости определяет необходимый объем финансирования ИП. При выявлении финансовой нереализуемости схема финансирования и, возможно, отдельные элементы организационно-экономического механизма проекта должны быть скорректированы.

Денежные потоки проекта Денежные потоки, поступающие от каждого участника в проект, являются в этом случае притоками (и берутся со знаком «плюс»), а потоки, поступающие к каждому участнику из проекта, — оттоками (со знаком «минус»). Рассматривается денежный поток самого проекта (в данном случае сумма потоков от выручки и прочих доходов — это притоки, записывающиеся со знаком «плюс», плюс инвестиционные и производственные затраты, не считая налогов, — оттоки, записывающиеся со знаком «минус»). Проект финансово реализуем, если на каждом шаге расчета алгебраическая (с учетом знаков) сумма притоков и оттоков всех участников и денежного потока проекта является неотрицательной.

Денежный поток

Планирование проекта

Сущность планирования состоит в определении целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, выборе нужных для этого методов и средств, а также ресурсов и согласовании действий организаций - участников проекта

Деятельность по разработке планов Деятельность по разработке планов охватывает все этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя (менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений, а также при проработке деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, проведение работ, и заканчивается при завершении проекта.

Параметры реализации проекта на этапе планирования продолжительность по каждому из контролируемых этапов, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать его реализуемость в заданные сроки с минимальной стоимостью в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.

Основная цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности его участников, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы.

Процедуры планирования проекта Важный этап планирования проекта - разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения ими, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю, так как в процессе его реализации проводится сравнение плановых и фактических показателей.

Процедуры планирования проекта Определение уровней планирования проводится для каждого конкретного проекта с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т.д. В ходе этого процесса выявляются вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи. Планы (графики, сети) как результаты процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную структуру, обладающую свойствами агрегирования информации, дифференцированной по уровням управления, эшелонироваться по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими, и обладать большой гибкостью, актуальностью и эффективностью.

Процедуры планирования проекта Агрегирование календарно-сетевых планов (графиков) — важный и весьма эффективный инструмент, позволяющий управлять сложными проектами. С помощью этого инструмента участники проекта могут получать сетевые планы различной степени агрегирования, в объеме и по содержанию соответствующие их правам и обязанностям по проекту.

Структурный план проекта Структурный план проекта СПП (WBS - Work Breakdown Structure) представляет собой стройную иерархическую декомпозицию проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для планирования и контроля осуществления проекта для различных участников проекта.

Цели СПП структурирование технических и административных плановых документов проекта, контроль над ходом выполнения проекта, установление графика отчетности, структурирование проектной документации, распределение работ между участвующими в выполнении проекта фирмами и между структурными подразделениями предприятия, создания баз данных по проекту.

Пример технических требований В технических требованиях на разработку материального продукта должны быть зафиксированы следующие данные: идентификация продукта (название, обозначение, номер) с коротким пояснением применения. Целесообразно указать также родственные продукты (свои или чужие), а также родственную группу продуктов; цели маркетинга, которые предполагается решить с помощью разработки (группы потребителей, объем производства, целевые рынки по отраслям и регионам, имидж, уровень претензий); предварительные представления о цене и издержках; функциональные требования (техническая концепция): принцип работы, рабочие области, данные по рабочим характеристикам, граничные значения, допуски, условия приемки; размеры и вес: форма, конструктивные размеры, положение и функции подвода энергии, места и конструктивные требования к точкам подключения энергии, газа, воды, стоков; условия эксплуатации, включая условия окружающей среды (например, для страны, в которую продукт предполагается экспортировать); конструктивные требования: удобство обслуживания, доступность, условия ухода, возможность ремонта, возможность разборки на вторичное сырье, системы контроля; требования по безопасности: безопасность в эксплуатации, защита от нанесения вреда, защита от шума, условия ликвидации, защита окружающей среды.

Процесс планирования проекта Начиная планирование проекта, следует сразу зафиксировать известные опорные даты. К ним относятся промежуточные и конечные сроки выполнения проекта, например предусмотренные договором. Информация касается различных ограничений, например информация по вопросам получения разрешений от различных инстанций.

Принципы структурирования проекта по объектам/ предметам, например по изделиям, по видам деятельности или функциям, по фазам проекта, в виде комбинации из двух или трех вышеназванных подходов.

Структура разбиения (декомпозиции) работ Структура разбиения (декомпозиции) работ (WBS - Work Breakdown Structure) - иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ Схема деления структурного плана проекта должна по возможности соответствовать естественному делению рассматриваемой системы.

Схема разбиения работ по уровням

Характеристики СПП С одной стороны, СПП позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описаний работ. СПП - удобное средство управления для менеджера, так как позволяет: определить работы, пакеты работ, обеспечивающие достижение подцелей (частных целей) проекта; проверить, все ли цели будут достигнуты в результате реализации проекта; создать удобную, соответствующую целям структуру отчетности; определить на соответствующем уровне детализации плана вехи (ключевые результаты), которые должны стать контрольными по проекту; распределить ответственность за достижение целей между исполнителями и тем самым гарантировать, что ни одна из работ не выпадет из поля зрения; обеспечить членам команды понимание общих целей и задач проекта.

Характеристики СПП Разработка СПП проводится либо сверху вниз, либо снизу-вверх, либо используются одновременно оба подхода. Применяемый для этой цели итерационный процесс может включать различные подходы к выявлению информации. Уровень детализации СПП зависит от содержания проекта, квалификации и опыта команды проекта, применяемой системы управления, принципов распределения ответственности, существующей системы документооборота и отчетности и т.д. Иерархическая структура проекта, создаваемая на основе СПП, позволяет применять процедуры сбора и обработки информации о реализации проекта в соответствии с уровнями управления, пакетами работ, вехами и т.д., обобщать информацию по графикам работ, затратам, ресурсам и срокам.

Основания декомпозиции СПП Основанием декомпозиции СПП могут служить: компоненты товара (объекта, услуги, направления деятельности), получаемого в результате реализации проекта; процессные или функциональные элементы деятельности организации, реализующей проект; этапы жизненного цикла проекта, его основные фазы; подразделения организационной структуры; географическое размещение для пространственно-распределенных проектов.

Структурная схема организации Структурная схема организации (ССО) и матрица ответственности - инструменты, призванные помогать главному менеджеру в создании команды, отвечающей целям и задачам проекта. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СПП. Целью ССО является определение состава и распределение обязанностей исполнителей для работ, входящих в СРР. Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ.

Пример матрицы ответственности

Определение основных вех проекта Вехи удобно использовать для согласования основных этапов разработки и реализации проекта, а также для анализа и контроля хода реализации проекта на соответствующих этим вехам уровнях управления. Для определения вех необходима минимальная, доступная в начале проекта информация, поэтому их можно использовать на самых ранних стадиях процесса планирования. Определение вех производится с использованием информации о ключевых точках, стадиях и состояниях проекта течение его жизненного цикла. Вехи отмечают существенные, определяющие дальнейший ход развития проекта, точки перехода от одного состояния проекта к другому и поэтому позволяют решать проблемы контроля, предоставляя набор естественных контрольных точек. На основании выделенных вех и их последовательности строятся сетевые диаграммы.

Разработка сетевой модели определение списка работ проекта; оценку параметров работ; определение зависимостей между работами.

Работа - основной элемент сетевой модели Определение комплекса работ проводится для описания деятельности по проекту в целом с учетом всех возможных работ. Под работами понимается деятельность, которую необходимо выполнить для получения конкретных результатов. Пакеты работ определяют деятельность, которую необходимо осуществить для достижения результатов проекта (они могут выделяться вехами).

Основные типы работ работа с фиксированной продолжительностью имеет определенную длительность, которая не зависит от количества ресурсов: нельзя ускорить выполнение работы, выделив, например, вдвое больше исполнителей, поскольку существуют факторы, влияющие на длительность работы, но не зависящие от количества исполнителей; работа с фиксированным объемом имеет длительность, зависящую от количества ресурсов (исполнителей).

Методы определения зависимостей между работами метод предшествования (PDM), или «вершина - работа». Оперирует четырьмя типами зависимостей предшествования - следования: «начало после окончания». Это стандартная последовательность, при которой предшествующая работа должна завершиться до начала последующей, «начало после начала». Это наиболее общая последовательность при моделировании работ, которые должны выполняться одновременно. В данном случае не требуется завершения предшествующей работы до начала последующей. Для ее начала необходимо, чтобы предшествующая работа только началась, «окончание после окончания». Этот тип зависимости также используется для моделирования параллельных работ. В таком случае окончание последующей работы контролируется окончанием работы предшественницы, «окончание после начала». Этот тип зависимости используется довольно редко и применяется прежде всего для работ, выполняемых вахтовым методом: метод построения стрелочных диаграмм (графиков) (ADM), или «вершина - событие». Метод оперирует только зависимостями «начало после окончания» и в некоторых случаях требует применения фиктивных работ для корректного отражения технологии; методы построения условных диаграмм (графиков); сетевые шаблоны

Сетевая диаграмма Сетевая диаграмма (сеть, граф сети, PERT-диаграмма) - графическое отображение работ проекта и зависимостей между ними. В проектном менеджменте под термином «сеть» понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями.

Пример сетевой диаграммы

Цель методов сетевого планирования Главная цель методов сетевого планирования заключается в том, чтобы сократить до минимума продолжительность проекта. При этом базовыми являются разработанные практически одновременно и независимо методы - критического пути, МКП (CPM - Critical Path Method), и оценки и пересмотра планов (ПЕРТ, от англ. PERT - Program Evaluation and Review Technique).

Диаграмма Гантта  Диаграмма Гантта - горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возможно, другими временными параметрами.

Пример диаграммы Гантта

Цели финансового планирования обеспечение ликвидности, т.е. способности очередные платежи производить без задержек; обеспечение экономичности финансирования, в том числе, например, чтобы за счет ясных представлений о сроках платежей финансовые средства излишне не замораживались; сохранение финансовой независимости по отношению к контрагентам, поставщикам и другим внешним организациям.

Анализ «сжатия работ»