🗊Презентация Новые форматы электронных накладных и актов, практика организации обмена электронными документами в 1С

Единый семинар 1С Новые форматы электронных накладных и актов, практика организации обмена электронными документами в "1С:Предприятии"

Определение электронного документа

Понятие электронной подписи Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию п. 1 ст. 2 Федерального закона № 63-ФЗ

Электронная подпись Виды электронных подписей Виды электронной подписи: простая – формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт ее формирования определенным лицом усиленная неквалифицированная - получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; позволяет определить подписавшее лицо и обнаружить факт внесения изменений усиленная квалифицированная – обладает дополнительными признаками: для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, соответствующие требованиям Закона, а ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ

Электронная подпись Виды электронных подписей Информация, подписанная квалифицированной ЭП, равнозначна документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно кроме случаев, когда имеется законодательное требование о составлении документа на бумажном носителе Информация, подписанная простой или неквалифицированной ЭП, равнозначна документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками обмена

Применение ЭДО Реальная помощь бухгалтеру Отсутствие ошибок в документах: из входящих электронных документов автоматически создаются документы поступлений осуществляется сопоставление номенклатур продавца и покупателя Читаемость подписи и печати: используется усиленная квалифицированная электронная подпись Быстрое возращение продавцу (исполнителю) подписанных документов: обмен электронными документами занимает секунды Документы не теряются, их легко найти: архив электронных документов – непосредственно в программе 1С

Применение ЭДО Реальная помощь руководителю Отсутствуют кипы документов на подпись: можно подписывать сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров, в интерфейсах 1С На подпись и Текущие дела по ЭДО Отправить и получить документы по России легко, безопасно и дешево: отправить электронный документ в один клик прямо из программы 1С через оператора ЭДО, который гарантирует доставку - легко и безопасно отправка одного электронного документа стоит как один звонок - 5 рублей, а если отправляете счет-фактуру, цена становится еще ниже Сотрудники имеют возможность работать только с теми документами, с которыми им положено работать: доступно разграничение прав доступа к электронным документам и полномочиям по подписанию различных видов ЭД на уровнях: пользователей информационной базы 1С сертификатов пользователей настроек доступа, поддерживаемых программой 1С: по договорам, контрагентам, организациям и т.п. Архивы с документацией не занимают офисные, производственные площади

Актуальность перехода на обмен электронными счетами-фактурами с 01.01.2015 ВКЛЮЧАЮТ В ДЕКЛАРАЦИЮ: п. 5.1 ст. 174 НК РФ в ред. Закона от 21.07.2014 № 238-ФЗ сведения из книги покупок и книги продаж налогоплательщики НДС сведения, указанные в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики (налоговые агенты), являющиеся: комиссионерами (агентами), действующими от своего имени экспедиторами застройщиками сведения, указанные в выставленных счетах-фактурах: лица, указанные в п. 5 ст. 173: неплательщики НДС лица, освобожденные от исполнения обязанностей налогоплательщика налогоплательщики при отгрузке товаров (работ, услуг), реализация которых не облагается НДС

Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8» Осуществление юридически значимого обмена электронными документами непосредственно из программ «1С:Предприятие 8» Стандартное решение «1С:Библиотека электронных документов 8» встраивается в любые конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8»: БП 2.0 и БП КОРП 2.0 (2.0.35.5) БП 3.0 и БП КОРП 3.0 (3.0.16.6) УПП 1.3 (1.3.25.1) КА 1.1 (1.1.21.1) УТ 10.3 (10.3.22.2) УТ 11 (11.0.8) УНФ 1.4 (1.4.3.9) БГУ 1.0 (1.0.16.2)) «Клиент ЭДО 8» для «1С:Предприятие 7.7»

Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8» Формирование, подписание и отправка электронных документов «в один клик» Отсутствие ручного ввода поступивших электронных документов в учетную систему Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих / исходящих электронных документов Создание архива электронных документов, как части функционала программы «1С:Предприятие 8», что обеспечивает удобство хранения и поиска документов

Виды электронных документов при обмене в «1С:Предприятии 8» Формализованные документы Форматные (утвержденные приказами ФНС России): Счет-фактура (исправленный, корректировочный) ТОРГ-12 и Документ о передаче товаров при торговых операциях Акт приемки-сдачи работ (услуг) и Документ о передаче результата работ (документ об оказании услуг) Неформатные: Акт на передачу прав Соглашение об изменении стоимости Отчет о продажах комиссионного товара Счет на оплату Неформализованные документы Произвольные электронные документы: Договоры Письма и т.д.

НК РФ о применении электронных счетов-фактур п. 1 ст. 169 НК РФ Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме Счета-фактуры составляются в электронной форме при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон Согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота, в том числе : посредством обмена документами, без составления одного документа, пописанного сторонами выполнения действий, свидетельствующих о согласии Письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26

НК РФ о применении электронных счетов-фактур Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином России п. 8 ст. 169 НК РФ Формат счета-фактуры утверждается ФНС России п. 9 ст. 169 НК РФ Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иных уполномоченных лиц, индивидуального предпринимателя п. 6 ст. 169 НК РФ

Нормативные акты для обмена электронными счетами-фактурами Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» (начало действия – 14.04.2015) Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

Основные положения приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется только через Оператора электронного документооборота Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться через одного или нескольких Операторов электронного документооборота При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности Каждой стороне электронного обмена (продавцу, покупателю, оператору) отводится один рабочий день на формирование, подписание и отправку соответствующих документов обмена (подтверждений, извещений), а также файлов счетов-фактур (уведомления об уточнении счета-фактуры) Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде

Бухгалтерские документы в электронном виде Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9) Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10) Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета устанавливаются федеральными стандартами независимо от вида экономической деятельности (пп. 4 ч. 3 ст. 21) Федеральные стандарты, определяющие виды применяемых электронных подписей, пока не приняты Нормативные акты, определяющие форматы и порядок обмена первичными документами в электронном виде отсутствуют (за исключением налоговых правоотношений)

Электронная подпись первичных учетных документов для целей НУ (позиция Минфина России) Письма Минфина РФ от 02.06.2015 № 03-01-13/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 До принятия федерального стандарта бухгалтерского учета организация в целях бухгалтерского учета и налогообложения может использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности) Ранее высказывалась иная точка зрения Письма Минфина РФ от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 (авансовый отчет), от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24 (платежные поручения и выписки банка) Для целей налогового учета может признаваться документ, сформированный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью

Электронная подпись первичных учетных документов для НУ (позиция ФНС России) Письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 При наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись Письма ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671, от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@ Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета Условия использования контрагентами электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируются Законом № 63-ФЗ, и не относятся к компетенции ФНС РФ Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения, если информация в электронной форме, подписанная ЭП, по правилам Закона № 63-ФЗ признается ЭД, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью До принятия соответствующего стандарта организация может в целях БУ и НУ использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи, предусмотренных Законом № 63-ФЗ

Применение самостоятельно разработанных форматов документов Письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 Действующее законодательство в области БУ и налоговое законодательство не содержат ограничений прав субъектов экономической деятельности для оформления любых фактов хозяйственной жизни (ФХЖ) использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов Первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью

Форматы электронных первичных документов, утвержденные ФНС России (старые) Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (в ред. приказа ФНС России от 02.02.2015 № ММВ-7-15/40@) Рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утв.постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 Рекомендуемый формат Акта приемки-сдачи работ (услуг) Приказ ФНС России от 02.02.2015 № ММВ-7-15/40@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@"

Форматы электронных первичных документов, утвержденные ФНС России (старые) Применяются до 10.01.2017 Электронный первичный документ Товарная накладная ТОРГ-12 – это два связанных вместе файла (Титул продавца и Титул покупателя), которые содержат сведения в отношении сделки купли-продажи Процесс обмена ТОРГ-12: ПРОДАВЕЦ формирует у себя файл Титул продавца. При просмотре содержимое файла ТОРГ-12 (титул продавца) полностью соответствует печатной форме документа, за исключением полей в правой нижней части документа (поля "по доверенности", "груз принял", "груз получил") подписывает документ своей электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес покупателя. Формат допускает проставление подписи только одного уполномоченного лица, так как проставление электронной подписи на документе означает не заполнение строки подписанта, а защиту информации и определение подписанта (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи") ПОКУПАТЕЛЬ получает файл Титул продавца. Если сведения в накладной полностью соответствуют хозяйственной операции и покупатель принимает решение подписать этот первичный документ, то он формирует Титул покупателя, который представляет собой файл со сведениями о Титуле продавца подписывает файл Титул покупателя электронной подписью (ЭП) и отправляет продавцу

Новые форматы первичных учетных документов, утвержденные ФНС России Зарегистрированы в Минюсте России 25.12.2015, опубликованы 30.12.2015: Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме» должен применяться вместо формата электронного документа ТОРГ-12 Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме» должен применяться вместо формата электронного документа Акт об оказании услуг

Новые форматы первичных учетных документов Применяются с 10.01.2016 Документ о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме содержит: файл обмена информации продавца, состоящий из сведений передающей стороны о предмете сделки и подписанный ЭП ответственного за оформление ФХЖ со стороны передающего субъекта файл обмена информации покупателя, состоящий из идентификационных сведений о файле обмена информации продавца и сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки и подписанный ЭП ответственного за оформление ФХЖ со стороны принимающего субъекта Документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) в электронной форме содержит: файл обмена информации исполнителя, состоящий из сведений передающей стороны о предмете сделки и подписанный ЭП ответственного за оформление ФХЖ со стороны передающего субъекта файл обмена информации заказчика, состоящий из идентификационных сведений о файле обмена информации исполнителя и сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ подписания документа принимающей стороной не требуется

Основные изменения в новых форматах Предусмотрена возможность обмена без участия оператора ЭДО Номер документа исключен из обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) Документ имеет два названия: непосредственно название документа, устанавливаемое самостоятельно, (по умолчанию - Товарная накладная, Акт о передаче результатов работ (об оказании услуг)) исходя из описания ФХЖ - Документ о передаче товара при торговых операциях, Акт о передаче результатов работ (Акт об оказании услуг) Добавлен реквизит «Наименование денежного измерения» (пп.5 ч.2 ст.9 Закона № 402-ФЗ) Добавлена возможность указания адреса в одной строке (а не по полям классификатора) Дополнительная информация представляется не одной строкой (0 - 2000), а блоками с названием и содержанием (50 + 2000) Исключены все показатели «прописью» Изменен блок подписантов (так как подписантом может быть третья сторона по доверенности) и блок определения отгружающих и принимающих лиц (может быть третье лицо на основании имеющихся полномочий) Предусмотрена возможность проставления нескольких подписей (при необходимости) Закреплена возможность внесения исправлений по аналогии с порядком исправления счетов-фактур Предоставлена возможность составления одностороннего документа (например, в отношении оказания услуг)

Принцип работы старых и новых форматов однотипных первичных документов

Принцип работы старых и новых форматов первичных документов в учетных решениях 1С По умолчанию до 09.01.2017 г. применяются форматы, утв. Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (старые формы) Переход на новые форматы производится автоматически: при обмене электронным документами (ЭД), система получателя сообщает отправителю о готовности перейти на новый формат, передавая свою актуальную версию формата в карточке ЭД извещения о получении (ИОП) при распаковке входящего ЭД ИОП система анализирует входящую версию формата, возможную актуальную версию формата и ту, что сейчас указана в настройке ЭДО, и при наличии возможности обмениваться новым форматом с двух сторон, переводит обмен для текущего вида ЭД в настройке ЭДО на новый формат Для применения новых форм первичных документов, в том числе во взаимоотношениях с конкретным партнером, можно выполнить соответствующую ручную настройку ЭДО, проставив отметку о применении новых первичных документов (новых форматов) Визуализация старых и новых форматов первичных учетных документов пока производится одинаково (в одной форме)

Ручная установка нового формата для всех контрагентов

Переход на новый формат со всеми контрагентами

Порядок направления документов в электронном виде в налоговый орган Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи п. 2 ст. 93 НК РФ, приказ ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ Если документ составлен в электронной форме не по установленным форматам, то он представляется: на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью письма Минфина России от 28.01.2014 № 03-01-11/3177, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 письма ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304, от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 в виде сканированных копий, в т. ч. в pdf-формате, в отношении следующих документов: договор (соглашение, контракт), в т.ч. дополнения (изменения); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в т. ч. корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная (ТОРГ-12); грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в т.ч. добавочные листы к ним, по формату, утв. приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ письмо ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577

Настройка обмена электронными документами

Настройка электронных подписей и сертификатов подписей

Настройка профиля обмена

Настройка обмена с контрагентом

Установка новых форматов ЭД для выбранного контрагента

ПРОДАВЕЦ Формирование СФ на полученный аванс

ПРОДАВЕЦ Формирование СФ на полученный аванс

ПРОДАВЕЦ Визуализация электронного С/Ф на полученный аванс

ПРОДАВЕЦ Отправка и получение информации в рамках ЭДО

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного С/Ф на аванс выданный

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного С/Ф на аванс выданный

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного С/Ф на аванс выданный

ПРОДАВЕЦ Создание первичного учетного ЭД (ТОРГ-12)

ПРОДАВЕЦ Создание первичного учетного ЭД (ТОРГ-12)

ПРОДАВЕЦ Формирование и отправка электронного С/Ф

ПРОДАВЕЦ Регистрация электронного С/Ф в книге продаж

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного документа ТОРГ-12

ПОКУПАТЕЛЬ Получение ЭД ТОРГ-12

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного документа ТОРГ-12

ПОКУПАТЕЛЬ Получение ЭД ТОРГ-12 и синхронизация номенклатуры

ПОКУПАТЕЛЬ Получение электронного С/Ф

ПОКУПАТЕЛЬ Получение подтверждения и регистрация электронного С/Ф

ПРОДАВЕЦ Завершение обмена электронным документом ТОРГ-12

ПРОДАВЕЦ Завершение обмена электронным С/Ф

Обмен новыми форматами первичных документов (Товарная накладная)

Обмен новыми форматами первичных документов (Товарная накладная)

Выставление «опоздавших» электронных первичных документов и электронных С/Ф

Выставление «опоздавших» электронных первичных документов и электронных С/Ф

Получение «опоздавших» электронных первичных документов и электронных С/Ф

Получение «опоздавших» электронных первичных документов и электронных С/Ф

Завершение обмена «опоздавшими» электронными первичными документами у покупателя

Завершение обмена «опоздавшими» электронными С/Ф у покупателя

Завершение обмена «опоздавшими» электронными первичными документами у продавца

Поддержка различных видов ЭД в решениях 1С

Спасибо за внимание!