🗊Презентация Организационные структуры в проектах. Коммуникации

Организационные структуры в проектах. Коммуникации. Управление проектами Лекция 9

Важнейшую роль при работе над проектом играет подготовка и переподготовка руководителей и специалистов команды проекта. Ее проведение может осуществляться двумя путями. 1.Повышение общего профессионально-квалификационного уровня персонала. Система повышения квалификации включает: краткосрочные (от 2—3 дней до недели), среднесрочные (от недели до 2—3 месяцев) и полные (до года) курсы переподготовки, осуществляемые вузами, бизнес-школами, в том числе зарубежными, институтами повышения квалификации, и т. п. По большинству учебных планов существуют федеральные и мировые стандарты (маркетинг, финансовый менеджмент, управление проектами, управление персоналом и др.). Рынок этих услуг достаточно развит, и качество их постепенно растет. За рубежом наиболее очевидными тенденциями в области технической подготовки кадров признано широкое применение методов дистанционного обучения, повышения квалификации, самоподготовки (вплоть до самостоятельной разработки проектов) с помощью средств вычислительной техники. 2.Обеспечение активности, заинтересованности и профессионализма персонала в реализации проекта.

Рекомендуемые формы обучения: общеобразовательные курсы, проводимые для специалистов команды проекта преподавателями вузов и консалтинговых фирм; тематические семинары, проводимые консультантами с привлечением пилотных (обладающих соответствующим опытом) предприятий; стажировки руководителей и отдельных специалистов в организациях, реализующих проекты, с участием консультантов; «штабные игры» — целевое обучение, проводимое, в основном, консультантами с участием руководителей и специалистов по решению конкретных задач; обучение преподавателей и консультантов, передача технологий обучения и управления проектами.

Мотивация — это процесс, по стимулированию человека или группы людей к активизации деятельности по достижению целей организации. Современные теории мотивации базируются на данных психологических исследований. Они делают упор на выявление перечня и структуры потребностей людей. Потребности — это осознание недостатка чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Потребности можно подразделить на первичные и вторичные. Первичные потребности закладываются на генном уровне и имеют физиологическую природу. Вторичные потребности возникают по мере приобретения жизненного опыта.

Удовлетворить потребности можно вознаграждениями. Вознаграждение — это все то, что человек считает для себя ценным. При этом необходимо учитывать индивидуальность человека, его личное понятие ценности. Различают внешнее и внутреннее вознаграждение. Внешнее вознаграждение дается организацией (зарплата и прочие выплаты, оплаченное питание, личное медицинское страхование, социальные льготы, низкопроцентные кредиты, продвижения по службе и т. п.). Внутреннее вознаграждение дает непосредственно сама работа (чувство успеха при достижении цели, чувство собственной значимости и т. п.).

Задание Анализ показывает, что применительно к российской практике к типичным ошибкам в кадровой политике предприятия относят отсутствие: процедуры ознакомления вновь принятого сотрудника с предприятием (работник с момента найма обычно ощущает себя оторванным от коллектива); планирования карьеры, лишающее работника перспектив; должной информированности, в результате чего работник мало отождествляет себя с интересами фирмы; чувства ответственности, «замораживающие» инициативу работника; коммуникаций, позволяющих работнику высказывать свои претензии, соображения и получать удовлетворяющие его ответы; продвижения по службе, что делает невыгодным для работника качественное проявление себя в труде. Вопросы 1.Как вы полагаете, какие еще типичные ошибки и недоработки характерны для практики управления человеческими ресурсами применительно к сегодняшней России? 2.Какие нововведения в управлении персоналом могли бы внедрить вы, если были назначены менеджером по кадрам российской фирмы?

Задание В настоящее время в России все больше внимания уделяется развитию профессионального и творческого потенциалов работников, формированию предпринимательской этики, поддержанию высокой ответственности за качество продукции, работу и судьбу фирмы в целом. Службы управления человеческими ресурсами руководствуются следующими принципами: подчеркивать уважение к индивидуальности и ценности каждого человека путем поощрения высокой производительности труда; поддерживать доверительные отношения и уважение работников друг к другу; нести ответственность за обучение и повышение профессионализма персонала; поощрять инициативу каждого, одновременно поддерживать свободную творческую деятельность; стимулировать принятие на себя ответственности в сложных ситуациях; предоставлять каждому работнику возможности для реализации его индивидуальных способностей; лучше расставлять кадры; повышать ответственность за развитие трудового потенциала персонала; обеспечивать справедливую оплату труда; оценивать результаты работы по достижению поставленных целей. Вопросы 1.Какие еще принципы управления персоналом могли бы сыграть серьезную роль? 2.Соответствуют ли упомянутые принципы особенностям русского менталитета, специфике, историческим чертам русского человека?

Разделы плана управления коммуникациями

Определение ролей в проекте Роль в проекте ( проектная роль ) - определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании). Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте. Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта. Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.

Со стороны заказчика ключевые роли играют спонсор проекта и менеджер проекта со стороны заказчика. Спонсор проекта обеспечивает организационную сторону проекта и подтверждает правильность целей проекта. В его ведении находится бюджет проекта. Спонсором проекта может быть отдельный человек или целый комитет, в зависимости от масштабов и сложности проекта. Менеджер проекта со стороны заказчика назначается и в том случае, если осуществление проекта организацией заказчика требует ежедневного управления. В его обязанности входит предоставление ресурсов заказчиков, разрешение проблем и отслеживание состояния проекта. Ключевые роли со стороны исполнителя - руководитель проекта (менеджер проекта) со стороны исполнителя и бизнес-менеджер. Бизнес-менеджер отвечает за успешное выполнение проекта и представляет исполнителя в его договорных отношениях с заказчиком. Менеджер проекта (руководитель проекта) отвечает как за успехи, так и за неудачи проекта. В его задачи входит управление сроками, стоимостью, качеством работ с целью удовлетворения ожиданий заказчика и достижения бизнес-целей исполнителя.

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять : управление ресурсами проекта, в том числе: определение требуемых для достижения целей проекта ресурсов; подготовка предложений по изменению состава группы управления проектом; утверждение персональных изменений в составе рабочих групп проекта; оценка стоимости проекта, подготовка бюджетов проекта и отчетов об исполнении бюджетов; управление сроками выполнения проекта, в том числе: подготовка плана работ проекта; контроль над выполнением проекта; подготовка отчетов о ходе работ проекта; управление качеством проекта, в том числе: контроль соответствия разрабатываемых проектных решений техническому заданию; организация экспертизы проектных решений;

управление рисками проекта, в том числе: анализ рисков проекта; разработка планов мероприятий по снижению рисков; реализация мероприятий по снижению рисков; управление проблемами проекта, в том числе: анализ проблем проекта; разработка мероприятий по разрешению проблем проекта; реализация мероприятий по разрешению проблем проекта; контроль над организацией работ в проектных группах, в том числе: согласование отчетов о ходе работ; контроль над функционированием системы сбора и распределения информации; контроль документирования проектных результатов.

Пример организационной структуры проекта

Построение матрицы ответственности Перечислить основные работы проекта. По вертикали в матрице отражаются только основные работы проекта (не ниже уровня 2-3 ИСР), но с достаточной степенью детализации для обеспечения возможности указывать разные роли, необходимые для выполнения этих работ. Когда речь идет о крупных проектах и программах, может возникнуть необходимость разработать несколько матриц ответственности с различной степенью детализации. Перечислить группы/роли внутри проектной команды. По горизонтали в матрице перечисляются группы/ роли внутри проектной команды. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности группы/роли, а не имена и фамилии отдельных членов коллектива. Персональное закрепление проектных работ производится позднее, на этапе разработки расписания проекта. Закодировать матрицу ответственности. С помощью кодов в ячейках на пересечении соответствующих столбцов с ролями и строк с работами проекта указать степень участия, формальные полномочия и распределение ответственности за выполнение каждой операции. Четкое указание разных уровней формальных полномочий бывает особенно полезно в ситуации, когда множество членов проектной команды желает предъявить особые требования к проекту.

Куратор проекта (спонсор) - проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции руководителя проекта. Как правило, куратором проекта (спонсором) является менеджер высшего звена организации. Основные функции: общее руководство ходом реализации проекта; обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ; рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта; получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта; управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции руководителя проекта. Основные полномочия: утверждение целей проекта; согласование назначения руководителя проекта; утверждение общего плана и бюджета проекта; получение от руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения; принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта - проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом.Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества. Основные функции: формирование команды проекта и команды управления проектом; планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок; распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения; организация взаимодействия с заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта; учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта; формирование и предоставление куратору отчетности по проекту. Основные полномочия: назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения; требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций; подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта; обоснование необходимости и запрос куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект; обращение к куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы - проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно руководителю проекта. Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества. На роль архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации. Основные функции: определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы; определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта; определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;

обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы; организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта; планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта; формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности; анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС; организация, проведение и документирование процедур передачи заказчику разработанной ИС. Основные полномочия: участие в календарном планировании работ по созданию ИС; назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения; требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах; обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта - проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно руководителю проекта. Основные функции: обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, дающей возможность контроля проекта, планов, ресурсов и приоритетов; ведение протоколов совещаний; обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту. Основные полномочия: передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту; контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота; требование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту. Для того чтобы закрепить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее: какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль; кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль; каковы его функции, обязанности, полномочия.

На основании исследований Рэймонд Мередит Белбин выделил 8 типов ролей, которые исполняет человек в зависимости от личных особенностей и качеств:  Председатель, Навигатор, Генератор, Исполнитель, Разведчик (Снабженец), Оценщик (Наблюдатель), Коллективист, Доводчик (Человек, расставляющий точки над i). Следующий тест - «Командные роли» Р. М. Белбина позволит определить естественные для вас роли в коллективе, а также те роли, от выполнения которых вы предпочли бы отказаться. Инструкция. В каждом из семи блоков данного опросника распределите 10 баллов между возможными ответами согласно тому, как вы полагаете они лучше всего подходят вашему собственному поведению. Если вы согласны с каким-либо утверждением на все 100%, вы можете отдать ему все 10 баллов. При этом одному предложению можно присвоить минимум 2 балла. Проверьте, чтобы сумма всех баллов по каждому блоку не превышала 10.

Блок 1. Какой вклад я могу внести в работу команды: 10. Я думаю, что способен быстро замечать новые возможности и извлекать из них выгоды. 11. Я могу успешно работать с самыми разными людьми. 12. Генерация идей — моё врожденное достоинство. 13. Моим достоинством является умение находить людей, способных принести пользу команде. 14. Моя способность доводить всё до конца во многом обеспечила мою профессиональную эффективность. 15. Я готов перенести временную непопулярность, если вижу, что мои действия принесут в конечном счете полезные результаты. 16. Я быстро выясняю, что сработает в данной ситуации, если в подобную ситуацию я уже попадал. 17. Личные заблуждения и предубеждения не мешают мне находить и доказывать преимущества альтернативных действий.

Блок 2. Мои недостатки, которые могут проявиться в командной работе: 20. Я чувствую себя неуверенно на совещании, если отсутствуют четкая повестка дня и контроль за её соблюдением. 21. Я склонен быть слишком великодушным к людям, имеющим правильную точку зрения, но не высказывающим её открыто. 22. Я склонен слишком много говорить, когда в группе обсуждаются новые идеи. 23. Вследствие моей осмотрительности я не склонен быстро и с энтузиазмом присоединяться к мнению коллег. 24. Я иногда выгляжу авторитарным и нетерпимым, когда чувствую необходимость достичь чего-то. 25. Мне трудно повести людей за собой, поскольку я слишком подвержен влиянию атмосферы, царящей в группе. 26. Я слишком захвачен идеями, которые мне приходят в голову, и поэтому плохо слежу за тем, что происходит вокруг. 27. Мои коллеги находят, что я слишком много внимания уделяю деталям и чрезмерно беспокоюсь о том, что дела идут неправильно.

Блок 3. Участие в совместном проекте: 30. Я умею влиять на людей, не оказывая на них давления. 31. Врожденная осмотрительность предохраняет меня от ошибок, возникающих из-за невнимательности. 32. Я готов оказать давление, чтобы совещание не превращалось в пустую трату времени и не терялась из виду основная цель обсуждения. 33. Можно рассчитывать на поступление от меня оригинальных предложений. 34. Я всегда готов поддержать любое предложение, если оно служит общим интересам. 35. Я энергично ищу среди новых идей и разработок свежайшие. 36. Я надеюсь, что моя способность выносить беспристрастные суждения признаётся всеми, кто меня знает. 37. На меня можно возложить обязанности следить за тем, чтобы наиболее существенная работа была организована должным образом.

Блок 4. Особенности моего стиля работы в команде: 40. Я постоянно стараюсь лучше узнать своих коллег. 41. Я неохотно возражаю своим коллегам и не люблю сам быть в меньшинстве. 42. Я обычно нахожу вескую аргументацию против плохих предложений. 43. Я полагаю, что обладаю талантом быстро организовать исполнение одобренных планов. 44. Я обладаю способностью избегать очевидных решений и умею находить неожиданные. 45. Я стремлюсь добиться совершенства при исполнении любой роли в командной работе. 46. Я умею устанавливать контакты с внешним окружением команды. 47. Я способен воспринимать любые высказываемые мнения, но без колебаний подчиняюсь мнению большинства после принятия решения. 

Блок 5. Я получаю удовлетворение от работы, потому что: 50. Мне доставляет удовольствие анализ ситуаций и взвешивание всех шансов. 51. Мне нравится находить практические решения проблем. 52. Мне нравиться сознавать, что я создаю хорошие рабочие взаимоотношения. 53. Я способен оказывать сильное влияние на принятие решений. 54. Я получаю возможность встретиться с людьми, способными предложить что-то новое для меня. 55. Я способен добиться согласия людей на реализацию необходимого курса действий. 56. Я чувствую себя в своей стихии, когда могу уделить задаче все мое внимание. 57. Мне нравится находить задачи, требующие напряжения воображения.

Блок 6. Если мне неожиданно предложат решить трудную задачу за ограниченное время с незнакомыми людьми, то: 60. Я бы почувствовал необходимость сначала в одиночестве обдумать пути выхода из тупика, прежде чем начать действовать. 61. Я был бы готов работать с человеком, указавшим наиболее позитивный подход, каковы бы ни были связанные с этим трудности. 62. Я бы попытался найти способ разбиения задачи на части в соответствии с тем, что лучше всего умеют делать отдельные члены команды. 63. Присущая мне обязательность помогла бы нам не отстать от графика. 64. Я надеюсь, мне бы удалось сохранить хладнокровие и способность логически мыслить. 65. Я бы упорно добивался достижения цели, несмотря ни на какие помехи. 66. Я был бы готов действовать силой положительного примера при появлении признаков отсутствия прогресса в командной работе. 67. Я бы организовал дискуссию, чтобы стимулировать выдвижение новых идей и придать начальный импульс командной работе.

Блок 7. Проблемы, с которыми я сталкиваюсь, работая в команде: 70. Я склонен проявлять нетерпимость по отношению к людям, мешающим, по моему мнению, прогрессу в делах группы. 71. Окружающие иногда критикуют меня за чрезмерный рационализм и неспособность к интуитивным решениям. 72. Мое стремление обеспечить условия, чтобы работа выполнялась правильно, может приводить к снижению темпов. 73. Я слишком быстро утрачиваю энтузиазм и стараюсь почерпнуть его у наиболее активных членов группы. 74. Я тяжел на подъем, если не имею ясных целей. 75. Мне иногда бывает очень трудно разобраться во встретившихся мне сложностях. 76. Я стесняюсь обратиться за помощью к другим, когда не могу что-либо сделать сам. 77. Я испытываю затруднения при обосновании своей точки зрения, когда сталкиваюсь с серьезными возражениями.

Спасибо за внимание! Дарья Вадимовна Варламова varlamova@limtu.ru