🗊Презентация Служебные документы: типология, содержание, композиция, языковое оформление

План: 1. Понятие о документе. 2. Общие и специальные функции документа. 3. Реквизиты и формуляр документа. 4. Угловые и продольные бланки деловых писем. 5. Типы и виды деловых (официальных) писем (сообщение, извещение, напоминание, подтверждение, просьба, запрос, предложение, приглашение, ответ, сопроводительное, гарантийное, претензия). 6. Требования к оформлению деловых бумаг. Культура официальной переписки. 7. Типы и виды служебных документов (по фактору адресации, по содержанию и назначению, по сфере функционирования, по фактору доступности информации, по срокам исполнения, по критерию первичности происхождения, по форме отправления). 8. Управленческие документы и их система. 9. Требования, предъявляемые к структуре, языку и стилю распорядительных документов. 10. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы (акт, справка, служебная записка, заявление, договор (соглашение, контракт), доверенность), их реквизиты и языковые особенности. 11. Языковые особенности и особенности оформления личных документов.

Общие функции документа: информационная: любой документ создаётся для сохранения информации; социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью; коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа: управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчётные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Основные принципы культуры официальной переписки: лаконизм делового письма; достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; ясность и недвусмысленность языка сообщения.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчётные, справочные, плановые и др. виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые, юридические и др. виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые, периодические.

По критерию первичности происхождения различают По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

Постановление Постановление Решение Приказ Распоряжение Указание

Акты Акты Справки Служебные записки (докладная, объяснительная и др.) Заявления Договоры Доверенности