🗊Презентация Информационно-справочные документы. Служебные письма и факсы. Практическое занятие № 4

Практическое занятие № 4 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Служебные письма и факсы

Формирование информационно-справочных документов

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам

По содержанию и назначению письма могут быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д. Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем 1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. 2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: - адресат; - дата; - индекс документа; - ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом; - заголовок к тексту; - текст; - возможно отметка о наличии приложения; - подпись; - фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо. 4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем. 6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном: АО «Глория» Отдел сбыта Или АО «Глория» Начальнику отдела сбыта О.И. Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес: АО «Глория» Начальнику отдла сбыта О.И. Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. 8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: «Об изменении …», «О создании …», «О проведении …» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную: - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; -  в основной части формулируется основная цель письма.

Например: вводная часть: «В связи с тем, что при приеме партии № 7 насосов «Малыш» 26.01.14 по накладной № 238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.15 № 245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками. основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских  дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Рекомендации к составлению служебных писем и факсов Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения: - Уважаемый Игорь Леонидович! - Господин Зорин! - Игорь Леонидович! - Уважаемый господин Зорин! - Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности: - Мы были рады получить Ваше письмо. - Большое спасибо за факс от 04.06.15. - Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма. Большинство писем продолжается далее словами: - В связи с ... - Согласно контракту от ... № ... - В соответствии с ... Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты: Отправка груза, документа. - Отправляем Вам ... - Ставим Вас в известность ... - Высылаем Вам ... Напоминание - Напоминаем Вам ... - По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу Подтверждение - Предприятие ... подтверждает получение ... - Подтверждаем, что партия ТНП получена ...

Извещение - Сообщаем Вам, что ... - Ставим Вас в известность, что ... - Извещаем Вас, что ... Просьба - Пожалуйста, сообщите ... - Просим оплатить в течение ... банковских дней ... - Мы будем благодарны, если Вы ... Гарантия - Оплату гарантируем. - Качество продукции наша фирма гарантирует. Предложения - Мы рады предложить Вам ... - Предлагаем Вам ... - Мы можем рекомендовать ... - Мы уверены, что Вы заинтересуетесь ...

Отказ - К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ... - К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ... - К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ... Предупреждение - Фирма оставляет за собой право обратиться ... , если Вы ... - Задержка поставок может привести к ... - Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены

Приглашение - Просим принять участие в  ... - Приглашаем Вас ... - Мы рады пригласить Вас ... Письма можно закончить фразами: - Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной - Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества - Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей - С уважением

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. 11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Образец оформления делового письма

Задание: Составить письма: информационное, гарантийное,   рекламационное, коммерческое, письмо -запрос, письмо-приглашение

Рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее. Составление рекламационного письма целесообразно в следующих случаях: при несоответствии качества товара условиям договора, государственным стандартам, техническим условиям; при несоответствии количества товара условиям договора; при несогласованном изменении цены. В договоре купли-продажи, о выполнении работ должен присутствовать раздел о порядке предъявления и способах регулирования претензий.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.